Este manual detalla el funcionamiento de la gestión de clientes, estados de cuenta, antigüedad de saldos y reportes dentro del sistema de facturación en la nube Conta MX.
Módulo de Clientes: Cartera
Esta sección permite gestionar la información individual por cliente.
1.1 Acceso y Vista General
Para consultar los saldos de sus clientes, diríjase en el menú principal a Módulo de Clientes > Cartera. Al ingresar, visualizará una lista con los registros de todos sus clientes, identificados por su clave y nombre.
El sistema presenta columnas informativas sobre el estatus financiero de cada cliente:
- Saldo: Muestra la cantidad a favor o en contra que el cliente tiene con usted.
- Abonos Pendientes: Dinero entregado por el cliente que aún no se ha aplicado (ligado) a una factura específica.
- Anticipos: Dinero registrado como anticipo pendiente de ligarse a una factura (Nota:
Esto solo aplica para instancias de Agencias Aduanales).
- Último Ingreso y Días Transcurridos: Fecha del último registro de pago y cuántos días han pasado desde entonces.
1.2 Herramientas de Gestión Individual
Al localizar a un cliente mediante el filtro de búsqueda, aparecerán tres iconos a mano derecha para realizar acciones específicas:
- Estado de Cuenta (Icono de Carpeta)
Permite generar un reporte detallado de los movimientos del cliente.
- Filtros: Puede seleccionar el año actual, mes actual o un rango de fechas personalizado.
- Información del Reporte: Incluye saldos iniciales, saldo deudor (cargos), saldo acreedor (abonos/pagos) y saldo final. Muestra columnas con fecha, clave, referencia, serie/folio de facturas, cargos, abonos y saldo por movimiento.
- Opción "Solo Saldos": Si se activa, el reporte mostrará únicamente las cuentas activas y pendientes de saldar, limpiando el historial de movimientos ya liquidados.
- Exportación: Se puede imprimir, guardar como Excel/PDF o enviar por correo electrónico.
- Antigüedad de Saldos (Individual)
Genera un reporte de los saldos vencidos o pendientes de un cliente específico.
- Configuración de Periodos: Puede definir el intervalo de días (ej. 15 o 30 días). El sistema separará la deuda en columnas según su antigüedad (ej. 30 días, más de 60, más de 90).
- Contenido: Muestra fecha, clave, referencia, serie, folio, importe y saldo basado en la fecha del registro.
- Sección de Aplicaciones
Permite gestionar los enlaces entre abonos (pagos) y cargos (facturas).
- Consulta: Ver todos los enlaces hechos. Incluye fecha, importe, corresponsal y descripciones.
- Agregar Aplicación: Al ingresar a "Agregar", seleccione la oficina; el sistema mostrará abonos y cargos pendientes de aplicarse para que pueda enlazarlos.
- Eliminar: Puede eliminar una aplicación para dejar disponibles nuevamente tanto el abono como el cargo.
Módulo de Clientes: Reportes Generales
Para consultar información global de toda su cartera, diríjase a Módulo de Clientes > Reportes.
2.1 Reporte de Saldos de Clientes
Muestra los saldos de todos sus clientes en un solo documento.
- Filtros Disponibles:
○ Fecha límite de corte.
○ Ordenamiento por cliente o por saldo (ascendente/descendente).
○ Opciones para mostrar porcentaje (qué parte del total debe cada cliente) y saldo acumulado.
○ Ocultar saldos negativos o en cero.
- Totales: Al final del reporte se muestra la sumatoria del saldo total de la cartera.
2.2 Reporte de Antigüedad de Saldos (Global)
Permite analizar la salud de la cobranza de toda la empresa.
- Tipos de Visualización:
○ Solo Totales: Muestra el saldo total por cliente de forma rápida.
○ Detallado por Cliente: Muestra todas las cuentas pendientes de saldarse desglosadas por cliente, ideal para un control preciso de cuentas por cobrar.
Filtros: Puede especificar los periodos de días (30, 45, etc.), filtrar por un saldo mínimo y ordenar por cliente o clave.
2.3 Reporte de Aplicaciones (Global)
Muestra todos los abonos aplicados a cargos en un periodo.
- Utilidad: Sirve para determinar cuánto se ha pagado de impuestos ante el SAT, ya que desglosa cuánto del abono cubrió el producto/servicio y cuánto cubrió retenciones.
- Detalle: Si activa el "detalle del ingreso", verá fecha, tipo de ingreso, cantidades distribuidas, y la serie/folio de la factura afectada.
Funciones Comunes de Exportación y Envío
En casi todos los reportes mencionados (Estados de Cuenta, Antigüedad de Saldos, Reportes Globales), el sistema ofrece las siguientes opciones de salida:
- Impresión Directa: Mandar el reporte a su impresora.
- Formatos Digitales: Guardar como archivo Excel o PDF.
- Correo Electrónico:
○ Se abre una ventana para capturar el destinatario.
○ Puede personalizar el título y el mensaje (el sistema ofrece uno predeterminado).
○ Múltiples destinatarios: Si desea enviar a más de una persona (ej. cliente y contador), separe los correos con una coma (,) y sin espacios entre ellos.
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