Este documento detalla los procedimientos para registrar el cobro de una factura dentro del sistema. Existen dos formas de realizar este proceso, dependiendo de si se desea liquidar la factura al momento de registrar el ingreso o realizar la aplicación del pago posteriormente.
Pasos Iniciales (Comunes para ambos métodos)
Para cualquiera de las dos alternativas, el proceso inicia de la misma manera:
- Ingrese al Módulo de Bancos y seleccione la opción Ingresos.
- Agregue un nuevo ingreso.
- Complete los campos requeridos para definir el abono del cliente: ○ Tipo de ingreso: Seleccione "Cobro de factura".
○ Cuenta bancaria: Defina en qué cuenta se recibirá el dinero.
○ Fecha: Especifique la fecha del ingreso.
○ Forma de pago: Indique el método utilizado.
○ Cantidad: Ingrese el monto total del abono.
○ Cliente: Seleccione al cliente al que corresponde el abono.
Método 1: Cobro y Liquidación Inmediata
Este método se utiliza cuando, al momento de registrar el dinero, ya se sabe qué facturas específicas se van a saldar.
- Una vez capturados los datos del cliente, el sistema mostrará en la parte inferior todas las facturas pendientes de saldar (incluyendo fecha, serie, folio, cargo y saldo pendiente).
- A su mano izquierda, el sistema habilitará un recuadro (casilla de verificación) para cada registro.
- Marque la factura o facturas que desea liquidar con el abono que está registrando.
○ Nota: El sistema capturará automáticamente la cantidad a cubrir basándose en el saldo pendiente de la factura.
- Al terminar de hacer el ingreso, el sistema generará automáticamente la póliza con los asientos contables correspondientes.
Método 2: Registro de Ingreso y Aplicación Posterior
Esta alternativa se utiliza cuando el usuario no tiene identificado qué facturas va a pagar al momento de registrar el ingreso bancario y prefiere definirlo después.
Fase 1: Registro del Ingreso
- Realice los "Pasos Iniciales" descritos al principio de este manual (definir fecha, forma de pago, cliente e importe).
- Cuando el sistema le muestre las facturas pendientes de saldar, no marque ninguna casilla. Simplemente dé clic en Aceptar.
Fase 2: Aplicación del Pago
- Diríjase a la Cartera de Clientes y busque a su cliente.
- Ingrese a la función de Aplicaciones.
- Nota: Esta función permite controlar qué abonos se aplican a qué cargos.
- Haga clic en Agregar. Entrará a un menú donde verá todos los abonos y cargos disponibles del cliente.
- Seleccione qué abono va a pagar y cuál cargo (factura).
- Es posible marcar que un solo abono pague más de una factura, siempre y cuando se cubra el saldo del abono.
Verificación de Saldos (Estado de Cuenta)
Para corroborar que el proceso se realizó correctamente y los saldos se han liquidado:
- Diríjase a la Cartera de Clientes.
- Busque a su cliente y entre a su Estado de Cuenta.
- Podrá verificar que los registros del cargo y el abono aparecen ya como "aplicados".
- Si utilizó el Método 2, asegúrese de que tras hacer la aplicación, las facturas aparecen marcadas como saldadas en el estado de cuenta.
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