Este manual describe el proceso para registrar, asignar y facturar un servicio complementario, permitiendo relacionar un gasto (incluso no comprobado) a una referencia de cliente y aplicarle un cargo adicional.
Paso 1: Configuración del Servicio en el Catálogo de Clientes
El primer paso es configurar qué servicios complementarios de qué proveedores se pueden asociar a un cliente específico y cómo se cobrarán.
- Acceda al Catálogo de Clientes: Ingrese al catálogo y seleccione el cliente al que desea configurar el servicio.
- Abra la Opción de Costos: Dentro del registro del cliente, busque y seleccione el ícono de "Costo por servicios complementarios". Se encuentra en la parte superior de la hoja del llenado del cliente con la imagen de una hoja.
- Registre el Proveedor y el Servicio: En esta sección, deberá registrar al proveedor y el servicio que este ofrece.
◦ Importante: Solo puede existir un registro de un proveedor por cada cliente. Sin embargo, el mismo proveedor puede ser registrado para múltiples clientes.
- Defina el Método de Cobro: Elija cómo desea cobrar este concepto al cliente. Las opciones son:
◦ Cuota Fija: Se añade un monto fijo al costo del servicio.
◦ Porcentaje: Se incrementa el costo del servicio en un porcentaje específico.
- Especifique el Incremento: Una vez seleccionado el método, especifique el monto o porcentaje del incremento a aplicar.
- Guarde la Configuración: Al guardar los datos, esta configuración quedará registrada para el cliente y podrá ser editada o eliminada en el futuro.
Paso 2: Recepción e Integración de la Factura del Proveedor
A continuación, debe integrar la factura del gasto correspondiente al servicio en el sistema
- Vaya a Recepción de Facturas: Diríjase al módulo de Proveedores -> Recepción de facturas.
- Seleccione la Factura: Abra la opción de "a-conta" y seleccione la base de datos de las facturas de gastos de la empresa. Elija la factura (o facturas) que desea integrar.
- Edite y Clasifique la Factura: Modifique el campo "tipo de factura" y seleccione la opción "Costo por servicios complementarios / gastos no comprobados".
- Complete los Datos: Seleccione la oficina, el servicio y la cuenta de IVA correspondientes. Es crucial que esta información coincida con la que registró previamente en el perfil del cliente.
- Procese la Factura: Una vez definidos todos los datos, procese la integración de la factura.
Paso 3: Asignación del Gasto a una Referencia
Después de integrar la factura, ésta aparecerá en un apartado especial desde donde podrá asignarla a una referencia de facturación específica.
- Acceda a Gastos No Comprobados: La factura integrada se moverá a una sección llamada "Gastos no comprobados" dentro del módulo de Proveedores.
- Seleccione el Gasto a Asignar: En la pestaña "Pendientes de asignar", encontrará los registros de las facturas que importó. Seleccione la factura que desea vincular.
- Capture la Clave de la Referencia: Ingrese la clave de la referencia del cliente en la cual aparecerá este servicio.
◦ Distribución del Importe: Puede distribuir el importe total de la factura en una o varias referencias. El sistema moverá el registro a la pestaña de "Asignados" una vez que el importe total haya sido cubierto.
Paso 4: Facturación del Servicio al Cliente
Finalmente, genere la factura para su cliente, la cual incluirá automáticamente el servicio complementario.
- Cree una Nueva Factura: Diríjase al módulo de Facturación -> Facturas y agregue una nueva factura.
- Llene los Datos: Complete la información de la factura, asegurándose de que coincida con la información del cliente y la referencia previamente asignada.
- Guarde la Factura: Al momento de grabar la factura, el sistema cargará automáticamente el servicio complementario con el incremento (cuota fija o porcentaje) que fue predeterminado en la configuración del cliente.
- Verificación y Ajustes (Opcional):
◦ Puede editar el servicio directamente en la factura para modificar el importe o la cantidad a cobrar si es necesario.
◦ Genere una vista previa de la factura para verificar cómo se refleja el concepto antes de emitirla.
Consideraciones Importantes sobre Eliminación y Modificación
- Antes de facturar: Es posible eliminar la asignación de la referencia al servicio desde el módulo de "Gastos no comprobados".
- Después de facturar:
◦ Si la factura al cliente ya fue creada, la referencia solo puede ser eliminada desde la propia factura.
◦ El sistema no permitirá eliminar el registro del gasto desde la sección de "Asignados" si este ya está relacionado a una factura emitida.
◦ Tampoco se podrá eliminar la factura importada del proveedor desde "acosta" si ya está vinculada a una factura de cliente.
Este proceso asegura una correcta trazabilidad de los costos de servicios complementarios, desde su origen como un gasto hasta su facturación final al cliente.
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