Grid Principal: En cada uno de los apartados del módulo de ¨CATALOGOS¨ se podrá visualizar el grid de información, donde al ingresar al apartado se va a visualizar la información de los registros que se han hecho y se quedan guardados en el sistema. Esta sección cuenta con un filtro de búsqueda para buscar información de los registros guardados, columnas que le permite encontrar datos específicos sin entrar al registro, botones para editar o eliminar el registro (se recomienda que no se eliminen registros) y algunas opciones para generar reportes e identificar datos de la información capturada.
Para crear un registro nuevo, se requiere dar click al botón de agregar (icono con el signo de +) para que se abra la ventana donde va a registrar la información.
● Catálogos de Clientes
En el apartado de ¨Catálogo de Clientes¨ se registra la información de todos sus clientes a los cuales le va a emitir una factura, nota de crédito o complemento de pago. En el llenado de la información en el sistema de e-conta, el sistema le va a solicitar la información de los datos fiscales de su cliente, así como información adicional con respecto a los datos bancarios, líneas de créditos, correos para el envío de facturas y datos de acceso.
Ventana de Captura de datos del Cliente: Tras haber dado click al icono de agregar (+), se abre el espacio para capturar la información de su cliente, a continuación, se explican los apartados con los que cuenta la sección.
- Datos Generales: Hace referencia a los datos fiscales de su cliente, incluye los siguientes campos.
- Clave/Clave Propia del cliente: Campo obligatorio donde el usuario le asigna un número, letra o combinación de ambas que sirve para identificar al cliente dentro del sistema. Se recomienda que esta clave no sea muy extensa, ya que su única función en el sistema es para identificar los registros que se hagan en el sistema a nombre del cliente.
Nota: Es importante destacar que la clave asignada a un cliente no se debe de repetir en otro cliente. Si elimina el registro de un cliente, la clave que le tenía asignado no lo debe de asignar a otro cliente. Si se eliminó el cliente por error, se debe de volver a dar de alta al cliente con la misma clave que tenía para continuar con lo que se tenía previamente registrado.
- Tipo: Campo obligatorio que sirve para definir si su cliente es una persona física o moral.
- Régimen: Campo obligatorio que sirve para especificar el régimen fiscal de su cliente, basado en lo que se capture en el campo de ¨Tipo¨, ya que el SAT tiene definido los regímenes que aplican para una persona física o moral. En el caso de los clientes que se manejen como público en general o que son del extranjero, su régimen fiscal siempre será el de ¨Sin Obligaciones Fiscales¨.
- Razón Social: Campo obligatorio que sirve para capturar el nombre fiscal de su cliente, en el cual, se debe de capturar exactamente como viene en la Constancia de Situación Fiscal de su cliente, respetando siempre las mayúsculas, los espacios, comas, puntos, etc. En el caso específico de las personas morales, ya no es necesario registrar el régimen capital (ej. S.A. de C.V., S.C., etc.).
- Alias: Campo opcional para referirse de forma coloquial a su cliente, su impacto aplica solamente en las instancias que cuentan con módulos contables y se ve reflejado en los estados de cuentas y antigüedad de saldos.
- Giro Comercial: Campo opcional para definir a qué se dedica el cliente que se está registrando.
- Calle, Número Interior, Número Exterior y Colonia: Campos opcionales donde se registra el domicilio fiscal del contribuyente, basado en lo que dice la Constancia de Situación Fiscal.
- Código Postal: Campo obligatorio en el llenado de la información del cliente que representa la sección postal donde se encuentra fiscalmente el contribuyente o persona moral. Este dato se debe de verificar y respetar lo que venga en la Constancia de Situación Fiscal.
- País, Estado y Municipio: Campos obligatorios donde se especifica la ubicación geográfica del cliente.
- Localidad: Campo opcional que representa la localidad en la que se encuentra el cliente dentro del municipio donde reside.
- RFC: Campo obligatorio que hace referencia al registro federal del contribuyente, y debe de ser capturado exactamente como viene en la Constancia de Situación Fiscal, sin espacios ni guiones.
- CURP: Campo opcional para capturar la Clave Única de Registro de Población de sus clientes que sean persona física.
- Corresponsal Base: Campo para definir al corresponsal que maneja su cliente (es decir, la persona quienes le ofrece sus servicios a su cliente y hace la venta del servicio), este campo sólo aplica exclusivamente para las Agencias Aduanales y es un dato que aparece en la factura. Para capturar el dato, se debe de crear el registro del corresponsal en su respectivo catálogo.
- Cobrador Asignado: Campo opcional que sirve para determinar quién es el encargado de su departamento de contabilidad de cobrarle a su cliente. Es una referencia como dato informativo de control interno de sus movimientos de cobranza dentro de su empresa. Para llenar el campo, se tiene que registrar al cobrador en su catálogo correspondiente.
- Vendedor Asignado: Campo opcional que sirve para determinar quién es el encargado de venderle sus servicios a su cliente. Es una referencia informativa de control interno de sus ventas de su empresa. Para llenar el campo, se tiene que registrar al vendedor en su catálogo correspondiente.
- Comentarios en Factura: Campo opcional para agregar información adicional relacionada con información de su cliente o suya. En dicho espacio se permite capturar hasta 600 caracteres y aparecerá solamente en el PDF de la factura, arriba del importe con letra.
Nota: Cuando al emitir una factura, nota de crédito o complemento de pago y marca error al momento de timbrar relacionado con el nombre del cliente, su código postal, el régimen fiscal o el uso de cfdi; es necesario ingresar primero en el registro del cliente dentro del catálogo para corregir el detalle y volver a cargar al cliente en la factura para que se actualice la información.
Cuenta – Cobranza: Este apartado del sistema es informativo para ejecutar la cobranza de sus servicios. El único campo que tiene un impacto en el sistema es el de ¨Límite de Crédito (Días)¨ en el cual, al momento de llenar este campo con el número de días que le ofrece a su cliente de crédito; cuando se rebase esa fecha, en la próxima factura que genere le notificará que ya ha rebasado la línea de crédito.
- Opciones de Facturación Electrónica: Apartado que le permite especificar ciertos datos de la información que se muestre en la factura.
- Uso de CFDI: Campo para definir el uso que le da el cliente a la factura que le va a emitir. El SAT tiene una lista definida de opciones que va a poder visualizar en dicho campo y existen opciones que aplican solo para persona morales y otro para personas físicas. En el caso de los clientes que sean de público en general, de venta al público extranjero y o con el régimen de sueldos y salarios, el uso de cfdi debe de ser siempre ¨S01: Sin efectos fiscales¨.
- Incluir Domicilio en el PDF: Campo para definir si se desea visualizar el domicilio del cliente en el archivo PDF de la factura.
- Mostrar Totales en todas las páginas: Campo para especificar si se desea visualizar el total de la factura en todas las hojas del PDF que se generen de la factura.
- Datos Para Comprobante de Pago: Apartado para dejar predeterminada la información bancaria de su cliente para el complemento de pago. Es decir, cada vez que vaya a generar un complemento de pago, se va a precargar lo capturado en este apartado.
- Datos del Ordenante: Corresponde a la información bancaria de su cliente y se debe de capturar el RFC del banco, el nombre del banco y el no. de la cuenta bancaria, número de tarjeta, número de cheque o clabe interbancaria dependiendo de la forma de pago que se use.
- Datos del Beneficiario: Corresponde a la información bancaria suya y se debe de capturar el RFC de su banco y el no. de cuenta bancaria, número de tarjeta o clabe interbancaria suya donde se va a depositar el dinero.
- Claves: Apartado para darle acceso a su cliente a su instancia de e-conta donde podrá visualizar, imprimir y descargar el archivo PDF y XML de las facturas que generó. No podrá cancelar, eliminar, borrar sus facturas ni visualizar las facturas de otros clientes.
- Clave para consultar reportes: Campo donde va a capturar la contraseña que va a usar su cliente para accesar a su instancia de e-conta. Usted le va proporcionar el dominio de su instancia de e-conta, donde su cliente va a capturar su RFC (el de él) en el campo de ¨usuario¨, mientras que en el campo de ¨contraseña¨ lo que capture en este campo.
Contacto de Recepción de Facturas Electrónicas: Apartado donde se va a registrar la información de los correos electrónicos a los cuales se va a hacer llegar la factura por e-mail.
- Método de envío de factura electrónica: Se define el archivo que se va a enviar por correo, si el PDF, el XML o ambos.
- Nombre: Correspondiente al encargado del correo electrónico registrado.
- Cuentas de correo automatizadas: Se registran uno o varios correos electrónicos, donde se debe de separar con una coma (,) o punto y coma (;) los mails. Si va a registrar varios correos, asegurarse que lo último que capturen no sea una coma (,) o punto y coma (;); debido a que le va a mostrar error al momento de enviar por correo la factura.
Nota: Si al momento de generar la factura, en el icono del sobre para el envío de la factura aparece una X, se debe a que no capturó ningún correo en este campo.
- Contacto Directo: Campos para capturar el nombre y datos de contacto de alguien por parte de su cliente, con quien se ha tenido comunicación constante.
- Opciones de llenado de información adicional: Ya que haya guardado a su cliente, dentro del registro, en la parte superior, existen 6 botones con distintos iconos que le van a permitir guardar información adicional, a continuación, se explica su funcionalidad:
- Icono de una Planta: Opción válida solo para los agentes y consiste en registrar la planta de su cliente y donde se encuentra ubicada. Este dato es exclusivamente informativo y no tiene un impacto en la factura.
- Icono de bolsa con signo de dinero: Opción válida para cualquier giro y corresponde al registro de la cuenta bancaria de su cliente para que se pueda visualizar en el PDF de la factura, no tiene ningún impacto contable esta información.
- Icono de carretilla con cajas: Opción válida solo para el giro de transportistas y corresponde al registro del origen y destino de un viaje que realicen. En este apartado se están registrando lugares que pueden funcionar ya sea como origen o destino y este puede ser visualizado en el PDF de la factura. Se recomienda que no se repitan las claves de estos lugares con cualquier otro registro que haga y no tendrá impacto en el llenado del complemento de carta porte.
● Catálogos de Proveedores
El registro de los proveedores tiene varias implicaciones en el sistema dependiendo del tipo de instancia con la que cuente. A continuación, se detallan varios puntos a destacar y tomar en cuenta relacionados al registro de proveedores.
- Instancia solo con módulos de facturación: Si su instancia de e-conta solo cuenta con los módulos de facturación, el impacto de este catálogo solo es informativo. Solo le va ayudar a tener el registro de quienes son sus proveedores y la única forma de captura es por medio de dicho catálogo.
- Instancia con módulos de contabilidad: Si su instancia de e-conta cuenta con los módulos de contabilidad, el registro de sus proveedores tendrá un mayor peso debido a que va a tener un control de sus movimientos contables y control de cartera; por medio de sus cuentas por pagar. El sistema le va a permitir dos formas de registrar a sus proveedores, la primera directamente desde el catálogo y la segunda por medio de la importación de facturas de sus proveedores usando el a-conta. Al momento de importar una factura de su proveedor, ya sea por provisión o por pago directo, si este proveedor no existe, el sistema le va a solicitar que le capture una clave y cuenta contable para crear en automático el registro en el catálogo de proveedores al momento de importar su factura.
- Reporte del DIOT: Para las instancias con módulos de contabilidad, se tiene la opción de generar el reporte del DIOT, y dentro del llenado del registro del proveedor existen campos que se tienen que considerar para que el sistema los tome en cuenta para que se genere la información de la DIOT. Estos campos son los siguiente:
- Tipo de Terceros: Se debe de especificar si su proveedor es Nacional, Extranjero y Global.
- Tipo de Operación: Se debe de definir si su proveedor funciona como enajenación de bienes, presta sus servicios profesionales, para el uso temporal de bienes, para importación con transferencia virtual o de otros. o Acto o Actividad: Se debe de seleccionar entre las opciones que son Pagos en la región fronteriza norte, Pagados en la región fronteriza sur, Pagados en la importación por aduana de bienes tangibles y Pagados en la importación de bienes intangibles y servicios.
- Módulos de Contabilidad: Los campos a tomar en cuenta para poder contabilizar las facturas de sus proveedores son los siguientes:
- Cuenta Contable: Campo para determinar la cuenta contable del servicio o bien que le presta su proveedor. Este campo se alimenta del catálogo de cuentas y con la configuración correcta de la cuenta.
- Tipo de Facturas: Campo que define la clasificación que va a tener la factura en el sistema, donde se puede escoger las opciones de: Gasto Administrativo, Pago por cuenta de clientes (Gastos Comprobados), Adquisición de bienes de Activo Fijo, Costo por Servicios
Complementarios (Gastos No Comprobados), Gastos Financieros y Otros Gastos. Dependiendo de la opción que se seleccione, el sistema va a dirigir el registro en cuanto a su función dentro del sistema y el aspecto contable.
- IVA Acreditable: Campo para determinar el tipo de iva se paga al proveedor, si entra dentro de lo pagado o por pagar. Este campo también impacta en la información ligada en el reporte del DIOT. Las opciones que se muestran en el sistema se alimentan por lo capturado en el catálogo de cuentas y que la cuenta contable esté configurada correctamente.
- Retenciones de ISR e IVA: El sistema le muestra campos enfocados en la retención de iva de honorarios, isr de arrendamiento e iva por flete. Las opciones que se muestran en el sistema se alimentan por lo capturado en el catálogo de cuentas y que la cuenta contable esté configurada correctamente.
Modalidad para integrar XML de aconta: Campo para determinar cómo quiere que se asignen los asientos contables al contabilizar una factura de su proveedor. Lo recomendable en este caso es que se asigne ¨Un asiento por factura¨.
Datos fiscales: La captura de los datos fiscales del proveedor, tanto la dirección fiscal como los datos del RFC son informativos en el sistema.
En la parte inferior del apartado se pueden percibir campos relacionados con los créditos que tiene con su proveedor y que no tienen ningún impacto en el sistema, solo tienen una función informativa para el usuario con respecto a la cuestión de los pagos y líneas de créditos con su proveedor.
● Catálogos de Productos
Apartado del sistema para llevar a cabo el registro de los productos que vende y que va a cobrar en sus facturas. A continuación, se explican los campos que se deben de llenar al momento de registrar sus productos.
- No. de Producto: Campo obligatorio donde el usuario debe de capturar un número, letra o combinación de ambas para identificar a su producto dentro del sistema. El No. de Producto no se puede modificar ya que haya guardado el registro, por lo cual, se recomienda que no sea muy extenso, que no se capture la letra ñ, acentos o caracteres inválidos ni que repita el número con otro producto o con un servicio registrado en el catálogo de servicios.
- Familia: Campo informativo para registrar si el producto pertenece a un grupo o familia de productos.
- Descripción: Campo obligatorio donde se va a escribir y describir el concepto que va a facturar. Es importante no dejar dobles espacios, espacios de más o símbolos que no correspondan a los requisitos del SAT.
- Precio de venta: Campo opcional donde se puede dejar de forma definida el precio de su producto. Al momento de realizar la factura, el sistema va a cargar el precio capturado en este campo en caso de haberlo llenado, pero el sistema le permitirá modificarlo directamente en la factura.
- IVA: Campo opcional para definir el IVA que se va a cobrar del producto. Esta opción puede ser editable al momento de generar la factura.
- Comentarios en factura: Campo opcional para agregar información adicional relacionado con el producto que está registrando. Esta información se va a precargar al momento de registrar el producto en la factura y tiene una capacidad de 250 caracteres. Adicional a estos datos, los comentarios solo viajan en el PDF y no en el XML.
- No. de Cuenta Contable: Campo obligatorio para las instancias que tienen los módulos contables donde se define la cuenta contable a la que va a estar ligada el producto. Este campo se alimenta conforme a lo registrado en el catálogo de cuentas y que haya sido configurado con la opción de ¨Producto¨.
- Unidad de Medida: Campo obligatorio donde se define la unidad de medida del producto que está registrando, la cual debe de basarse en el catálogo del SAT para unidades de medida. Se puede localizar la unidad de medida por medio de la clave de la unidad o por su nombre.
- Clave SAT para Productos/Servicios: Campo obligatorio en donde se define la clave del SAT del producto que se está registrando, la cual debe basarse en el catálogo de claves de productos del SAT. Se puede localizar capturando en los campos superiores la clave o nombre del producto.
Catálogos de Servicios
Apartado del sistema para llevar a cabo el registro de los servicios que vende y que va a cobrar en sus facturas. A continuación, se explican los campos que se deben de llenar al momento de registrar los servicios.
- Clave: Campo obligatorio donde el usuario debe de capturar un número, letra o combinación de ambas para identificar a su servicio dentro del sistema. La clave no se puede modificar ya que haya guardado el registro, por lo cual, se recomienda que no sea muy extenso, que no se capture la letra ñ, acentos o caracteres inválidos ni que repita el número con otro servicio o con un producto registrado en el catálogo de productos.
- Concepto: Campo obligatorio donde se debe de describir el concepto que va a facturar. Es importante no dejar dobles espacios, espacios de más o símbolos que no correspondan a los requisitos del SAT.
- Tipo de Servicio: Campo en el cual se especifica la distinción del servicio que está registrando. Si su instancia es del giro de producto y servicios, siempre se va a
seleccionar la opción de ¨No Aplica¨. - Aplica para Nota de Crédito: Este campo es obligatorio para cuando requiera hacer una nota de crédito en el sistema. Es un requisito del sistema dar de alta conceptos que solo vayan a aplicar para cuando se realice una nota de crédito, ya que el sistema va a precargar la unidad de medida y la clave del SAT que el SAT define como obligatorio para estos casos.
- Retención 4% de IVA por Flete: Campo obligatorio para aquellas empresas con el giro de transportista que requieran retener el IVA por flete. Configurando este campo, el sistema va a cargar la retención en la factura cada vez que facture dicho servicio.
- Comentario en factura: Campo opcional para agregar información adicional relacionada con el servicio que está registrando. Esta información se va a precargar al momento de registrar el servicio en la factura y tiene una capacidad de 250 caracteres. Adicional a estos datos, los comentarios solo viajan en el PDF y no en el XML.
- No. de Cuenta Contable: Campo obligatorio para las instancias que tienen los módulos contables donde se define la cuenta contable a la que va a estar ligada el servicio. Este campo se alimenta conforme a lo registrado en el catálogo de cuentas y que haya sido configurado con la opción de ¨Servicio¨.
- Unidad de Medida: Campo obligatorio donde se define la unidad de medida del servicio que está registrando, la cual debe de basarse en el catálogo del SAT para unidades de medida. Se puede localizar la unidad de medida por medio de la clave de la unidad o por su nombre.
- Clave SAT para Productos/Servicios: Campo obligatorio en donde se define la clave del SAT del servicio que se está registrando, la cual debe basarse en el catálogo de claves de servicios del SAT. Se puede localizar capturando en los campos superiores la clave o nombre del servicio.
- Precio por unidad: Campo opcional donde se puede dejar de forma definida el precio de su servicio. Al momento de realizar la factura, el sistema va a cargar el precio capturado en este campo en caso de haberlo llenado, pero el sistema le permitirá modificarlo directamente en la factura.
- IVA: Campo opcional para definir el IVA que se va a cobrar del servicio. Esta opción puede ser editable al momento de generar la factura.
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