El sistema de a-conta es una contraparte al sistema de e-conta, en el cual sirve como un sistema administrativo para la empresa o contribuyente, donde podrá almacenar todas las facturas que reciba por parte de sus proveedores. El a-conta es una herramienta muy importante para poder controlar sus cuentas por pagar, su contabilización y el proceso para llevarlas a cabo.
Existen tres tipos de a-conta disponibles para nuestros clientes, que a continuación se explicará:
- Gastos Administrativos: Consiste en poder recibir las facturas de un RFC en específico, en este caso del contribuyente o empresa que haya adquirido el servicio, donde podrá almacenar todas las facturas de los proveedores que le han prestado un servicio o vendido un producto. Este a-conta aplica para empresas o contribuyentes del giro de agentes aduanales, productos y servicios. Si el usuario cuenta con los módulos contables en el sistema de e-conta, se hace una interfase entre ambos sistemas para que pueda contabilizar estas facturas en el e-conta.
- Gastos Comprobados: Este tipo de a-conta aplica solamente para las empresas del giro de
Agencias Aduanales, en el cual se configura para que puedan recibir facturas de multiples RFC correspondiente a la de todos sus clientes que hacen el pago por cuenta de ellos. Si el usuario cuenta con los módulos contables en el sistema de e-conta, se hace una interfase entre ambos sistemas para que pueda contabilizar estas facturas en el e-conta.
- Funcionamiento: El sistema de a-conta tiene la condición principal de almacenar los archivos XML de las facturas de los proveedores de nuestro cliente, y adicional, para reforzar la información se incluye el archivo PDF de la misma factura.
- Datos de acceso
El usuario, cuando contrate el servicio, va a recibir por correo los datos de acceso a su portal de a-conta, en el cual consiste en obtener los siguientes datos:
- Instancia: Es la página a la que van a ingresar a almacenar sus facturas, en el cual van a mostrarse de la siguiente manera: http://ejemplo.a-conta.mx
- Usuario: Es un correo que nosotros vamos a crear para el cliente que le va a servir para accesar al portal y para mandar por correo las facturas de sus proveedores. Este correo va a ser de la siguiente manera: ejemplo@aconta.mx
- Contraseña: Es la clave que se le asigna al usuario para poder accesar al portal. El cliente nos puede solicitar el cambio del mismo.
Es importante destacar que en la instancia de a-conta no se pueden agregar usuarios para accesar, solamente existe un solo usuario porque está ligado para el almacenaje de las facturas.
- Existen dos tipos de registrar una factura al sistema del a-conta:
- Por Correo: El usuario que se le proporciona de acceso al a-conta sirve para enviar las facturas. Se debe de enviar el archivo xml, y si se incluye el archivo pdf, se debe de llamar el archivo de la misma forma que el xml. De esta forma, el sistema se va a encargar de leer ambos archivos y ligarlos; de lo contrario, solo se va almacenar el XML.
- Desde la Instancia: Al ingresar a su portal de a-conta, existe el módulo de utilerías, donde aparece el apartado de ¨Cargar XML¨ y sirve para subir manualmente el documento xml de la factura al sistema. Para ligar el archivo PDF al registro, tiene que entrar al apartado de ¨Detalle¨, buscar el registro de la factura, editarlo y buscar la opción de Subir PDF (Icono de una flecha con PDF) para cargar manualmente el archivo.
Modulos de A-conta
Al accesar al portal de a-conta van a poder visualizar los siguientes módulos en el sistema.
Inicio:
Apartado donde podrán visualizar videos del sistema, actualizaciones que se hacen y los datos de la empresa que se encuentran configurados en el portal de a-conta.
Detalle:
Apartado en el sistema donde podrá visualizar todas las facturas que se encuentran almacenadas en el sistema.
Al ingresar a este apartado se puede visualizar el filtro de búsqueda que le permitirá ubicar de forma más rápida y sencilla la información de la factura. Después en el grid de información, en cada registro del lado izquierdo aparece el icono de pdf donde puede visualizar la factura. Del lado derecho aparecen los siguientes iconos:
- Icono de Editar: Sirve para entrar al registro de la factura donde podrá visualizar toda la información que contiene el xml de la factura. El sistema le mostrará varias funciones relacionados con la factura y la interfase con e-conta, a continuación, se explica. o Icono de Descargar XML: Sirve para descargar el archivo a su computadora. o Icono de Descargar PDF: Sirve para descargar el archivo a su computadora. o Icono de Flecha con PDF: Sirve para cargar el pdf de la factura y ligarlo con el XML.
- Icono de Sobre/Envio de Archivos: Sirve para enviar por correo la factura XML y/o PDF.
- Icono de X/No Contabilizada: Función especial que aparece en las facturas que ya fueron importadas al sistema de e-conta, y le permite al usuario marcarla disponible para volver a importar la factura.
- Icono de Hoja con paloma/Factura Pagada: Función especial que aparece en las facturas que no han sido importadas y ya no desean ser contabilizadas en el sistema de e-conta.
- Icono de Eliminar: Botón que sirve para eliminar el registro de la factura del sistema.
Resumen General:
Apartado del sistema en el cual se va a mostrar el registro de todos los proveedores en los cuales se tiene una factura en el portal. En esta sección se puede encontrar el filtro de búsqueda para ubicar al registro de algún proveedor en particular.
También se puede ver en el grid de los registros la columna del RFC del proveedor para poder ver las facturas de dicho proveedor.La forma en que esta función consiste es el de seleccionar el RFC con el mouse y arrastrarlo hasta la pestaña del módulo de ¨Detalle¨.
Archivo Digital:
Apartado del sistema en el cual se puede visualizar el archivo PDF del registro de todas las facturas, donde se puede ubicar los datos de la factura para saber de cual registro se va a ver el archivo PDF.
Gráficas:
Apartado del sistema en el cual se puede generar graficas donde se informa datos específicos conforme a las facturas, los tipos de gráficas que se pueden generar en el sistema son los siguientes:
- Distribución Cuentas x Pagar – Montos.
- Distribución Cuentas x Pagar – Facturas.
- Facturas Recibidas. ● Montos x Facturas.
Utilerías
Apartado que le permite hacer ciertas funciones en el sistema, que se mencionan a continuación:
- Cargar XML: Función para subir el xml de la factura de forma manual.
- Catálogo de Proveedores: Listado de los proveedores que tienen registrado en el sistema conforme a las facturas almacenadas.
- Reporte de Fechas: Reporte de las facturas almacenadas por fecha de la factura.
- Reporte de Facturas Pagadas: Reporte de las facturas que ya fueron contabilizadas en e-conta.
- Reporte de Facturas sin Pago: Reporte de las facturas que no han sido importadas al e-conta.
- Reporte Devolución de Impuestos: Reporte que le muestra los datos e importes de las facturas almacenadas que les sirve para poder hacer su declaración de impuestos.
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