Este documento describe los pasos necesarios para emitir correctamente una factura con complemento de transporte utilizando el sistema en la nube de econtamx.
Requisitos Previos Importantes
Antes de comenzar la captura de la factura, es fundamental verificar la información en el catálogo de clientes:
- Registro de Origen y Destino: Debe seleccionar un cliente que ya tenga registrados en el catálogo los lugares que representen el origen o destino del transporte.
- Modificación de Datos: Si necesita capturar datos nuevos sobre direcciones, no podrá hacerlo dentro de la pantalla de la factura, ya que el sistema no lo permitirá. Debe ir al registro del cliente en el catálogo y modificarlo antes de facturar.
Acceso al Módulo
Para iniciar el proceso, siga esta ruta dentro del sistema:
- Diríjase al Módulo de facturación.
- Seleccione la opción Facturas.
- Haga clic en Agregar una nueva factura.
3. Captura de Datos del Transporte
Una vez dentro de la nueva factura:
- Seleccione a su cliente desde el catálogo.
- Al seleccionar el cliente, aparecerán automáticamente los campos específicos para transportistas. Capture la siguiente información:
○ Información del conductor.
○ La unidad (vehículo).
○ Número de pedimento.
○ Origen y Destino del transporte.
- En los campos de Origen y Destino, seleccione las opciones previamente cargadas en el perfil del cliente; la información se llenará automáticamente.
Agregado de Servicios y Conceptos
- Guarde la factura inicial.
- Vaya a la sección para agregar el servicio y capture el concepto que va a cobrar.
Nota sobre la Retención del 4% de IVA: Al grabar el servicio, el sistema puede marcar automáticamente una retención del 4% de IVA por flete. Esto ocurre bajo las siguientes condiciones:
- Aplica para conceptos de servicios de flete y cruce.
- El servicio debe estar configurado en el catálogo para cobrar dicha retención.
- El cliente debe ser una Persona Moral (su RFC registrado en el sistema tiene 12 caracteres).
Información Aduanera
En la parte inferior de la pantalla, encontrará la sección de información aduanera. Aquí debe capturar los datos del pedimento que se está transportando:
- Número del pedimento.
- Fecha: Debe capturarse con la estructura Día, Mes y Año.
● Número de la aduana.
6. Verificación y Generación
Antes de emitir la factura final:
- Grabe la factura y consulte la Vista Previa.
- Revise el PDF preliminar para confirmar que aparezcan correctamente:
○ Información de origen y destino.
○ Datos del pedimento, la unidad y el conductor.
○ La información aduanera (debe aparecer debajo del servicio facturado). ○ Los totales, incluyendo la retención del 4% de IVA si aplica.
- Cierre la vista previa.
- Seleccione la opción para generar la factura.
- Una vez generada exitosamente, consulte el PDF nuevamente para verificar que ya cuenta con los datos de validación fiscal.
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