Manual de Usuario del Sistema e-conta: Gestión de Ingresos y Complementos de Pago

Este manual tiene como objetivo guiarte en el proceso de registro de ingresos por cobro de facturas y la emisión de complementos de pago dentro del sistema e-conta. Es fundamental comprender estos procesos para mantener una contabilidad precisa y cumplir con las regulaciones del SAT. 

1. Cómo Cobrar una Factura (Módulo de Bancos - Ingresos) 

El sistema e-conta ofrece dos métodos principales para registrar el cobro de una factura a través del módulo de bancos. 

Método 1: Aplicación Directa al Momento de Registrar el Ingreso

Esta opción es ideal cuando ya tienes identificadas las facturas que el cliente está pagando.

◦ Ingresa al "Módulo de Bancos" 

◦ Selecciona la opción "Ingresos" 

◦ Haz clic en "Agregar un nuevo ingreso" 

◦ Tipo de ingreso: Define que es un "cobro de factura" 

◦ Cuenta bancaria: Específica la cuenta en la que se realizará el ingreso 

◦ Fecha del ingreso: Indica la fecha en que se recibió el pago 

◦ Forma de pago: Describe cómo se realizó el pago 

◦ Cantidad: Ingresa el importe total del abono 

◦ Cliente: Selecciona el cliente al que corresponde el abono 

◦ Una vez que hayas llenado los datos anteriores y seleccionado al cliente, el sistema mostrará en la parte inferior todas las facturas pendientes de saldar de ese cliente 

◦ A la izquierda de cada registro de factura, verás un recuadro. Marca la factura o facturas que deseas liquidar con el abono que estás registrado 

◦ El sistema automáticamente capturará la cantidad a cubrir conforme al saldo de cada factura pendiente 

◦ Nota: Es importante destacar que, si la factura o el pago es en moneda extranjera, hay que definir el tipo de cambio y que siempre se debe de cubrir el total de la 

factura. El sistema no permite pagar sólo una parte de la factura si esta es en moneda extranjera o el pago

◦ Al finalizar el registro del ingreso, el sistema generará automáticamente la póliza contable con los asientos correspondientes 

 ◦ Para corroborar que el saldo se ha liquidado, dirígete a la "Cartera de Clientes", busca a tu cliente y en su "Estado de Cuenta" podrás ver los registros de cargo y abono marcados como aplicados

Método 2: Aplicación Posterior desde la Cartera de Clientes (Función de Aplicaciones) 

Esta alternativa es útil si el usuario no tiene identificado qué facturas va a pagar al momento de registrar el ingreso inicial y prefiere definirlo después

◦ Ingresa al "Módulo de Bancos" > "Ingresos" 

◦ Registra un cobro de factura llenando las mismas especificaciones que en el proceso anterior (fecha, forma de pago, cliente, importe) 

◦ Importante: En este método, después de seleccionar al cliente, el sistema mostrará las facturas pendientes, pero no las marcarás en este paso. Simplemente, acepta y continúa

◦ Dirígete nuevamente a la "Cartera de Clientes" 

◦ Busca a tu cliente

• Paso 3: Usar la Función de Aplicaciones 
  ◦ Ingresa a la función de "Aplicaciones". Esta función te permite controlar todas las aplicaciones de abonos a cargos realizadas a nombre del cliente. Para ubicarlo en el sistema, es el icono de una hoja que se encuentra a lado del icono de signo de pesos. En ese apartado podrá visualizar todas las aplicaciones de un abono hecho a una factura, mostrándole el registro del ingreso junto con el folio de la factura. 

  ◦ Haz clic en "Agregar" para abrir un menú donde verás todos los abonos y cargos disponibles para el cliente 

  ◦ Deberás seleccionar qué abono pagar y qué cargo o cargos de facturas se van a liquidar 

  ◦ Nota: Un solo abono puede pagar más de una factura, siempre y cuando se cubra el saldo del abono.
  
  

• Paso 4: Verificar la Liquidación 

◦ Una vez realizada la aplicación, ingresa al "Estado de Cuenta" del cliente para corroborar que las facturas ya están marcadas como saldadas

2. Cómo Emitir un Complemento de Pago (Para Facturas en Parcialidades o Diferidos) en una instancia con módulos contables. 

Los comprobantes de pago, también conocidos como "Complementos de Pago", son una disposición del SAT que se utilizan para notificar cuándo fue pagada una factura que se emitió en parcialidades (PPD) o de forma diferida. 

Son obligatorios para estas facturas, ya que se entiende que no estaban pagadas al momento de su emisión 

Método 1: Emisión del Complemento de Pago desde el Módulo de Bancos (Directo) 

Este proceso inicia con el registro del pago y luego se procede a generar el complemento. 

• Paso 1: Registrar el Pago de la Factura 

◦ Ingresa al "Módulo de Bancos" 

◦ Selecciona "Ingresos" y elige la opción "Agregar" 

◦ Llena los datos del ingreso: tipo de ingreso, fecha, cuenta bancaria, oficina, importe y el cliente al que se registrará el ingreso 

◦ Al seleccionar el cliente, el sistema mostrará las facturas pendientes. Identifica el cargo al que se le hará la aplicación del importe. Verás la columna "método de pago"; las letras PPD indican "Pago en Parcialidades o Diferido", y el signo de pesos ($) indica que aplica para emitir un complemento de pago 

◦ Datos del ordenante y beneficiario: Estos campos hacen referencia al complemento de pago y pueden ser llenados o dejarse en blanco, ya que no son obligatorios para emitir el complemento. Sin embargo, si se capturan, deben ser verídicos 

◦ Selecciona el cargo y graba el ingreso

• Paso 2: Generar el Complemento de Pago 

◦ Dirígete al "Módulo de Clientes" > "Cartera" 

◦ Busca a tu cliente. Verás cuatro botones; el último, con un signo de pesos ($), se refiere al "Complemento de Pago". Ingresa a esta opción 

◦ Haz clic en "Agregar" 

◦ Llena el campo de "Oficina" para que te aparezcan todos los pagos disponibles para el complemento 

◦ Detalle: Puedes usar el botón de "Detalle" (lado derecho) para ver qué facturas se pagaron (pueden ser una o varias) 

◦ Editar: Usa el campo para "Editar" si necesitas añadir información como el número de operación o capturar los datos del ordenante y beneficiario si no se hicieron al inicio. Recuerda que estos campos no son obligatorios, pero se deben de capturar información correcta, específicamente en los campos de los RFC, deben de corresponder a lo de los Bancos del emisor (Beneficiario) y del receptor (Ordenante), mientras que las informaciones de las cuentas bancarias deben de cumplir con los patrones permitidos con respecto a la forma de pago. 

◦ Selecciona el pago que deseas complementar y dirígete a la opción de "Generar el complemento"

• Paso 3: Consultar el Complemento Generado 

◦ Una vez generado exitosamente, podrás ver el registro en el sistema 

◦ Consulta el apartado de "Detalles" para ver la información del complemento y la factura a la que está ligada 

◦ El sistema te ofrecerá opciones para ver el complemento en formato PDF y XML 

◦ El PDF mostrará el folio fiscal del complemento, los datos de la cuenta a la que se refiere, y otros datos. En la parte inferior, verás los datos de generación del complemento con su propio folio fiscal. Incluirá datos del emisor y receptor, la descripción del pago (folio fiscal, método de pago, parcialidad, saldo insoluto, importe pagado, equivalente), importe por letra, total del pago, régimen fiscal, forma de pago, uso de CFDI, cadena original y sellos digitales 

◦ El XML es el archivo electrónico con la información codificada y estructurada que el SAT requiere

Método 2: Emisión del Complemento de Pago desde el Módulo de Clientes (Aplicaciones) 

Este método es similar al segundo para cobrar facturas, donde primero se registra el ingreso y luego se aplican las facturas, para finalmente generar el complemento. 

◦ Ingresa al "Módulo de Bancos" > "Ingresos" 

◦ Registra el cobro de la factura llenando la información de la misma manera que en el método anterior, pero no selecciones ninguna de las facturas pendientes de liquidarse en este momento 

◦ Graba el ingreso

◦ Dirígete al "Módulo de Clientes" > "Cartera" 

◦ Busca a tu cliente y selecciona el apartado de "Aplicaciones", donde se encuentran todos los abonos aplicados a un cargo 

◦ Selecciona la opción "Agregar" 

◦ Escoge la "Oficina" donde realizaste el registro del ingreso 

◦ Busca y selecciona el abono que acabas de registrar, y marca los cargos (facturas) a los cuales se aplicará 

◦ Graba la información para que se emitan las aplicaciones

◦ Ingresa nuevamente al apartado de "Complemento de Pago" (en "Módulo de Clientes" > "Cartera") 

◦ Selecciona la opción "Agregar" y busca el registro del abono que acabas de realizar 

◦ Consulta el apartado de "Detalles" para asegurarte de que las facturas a las que se aplicó el abono estén correctas 

◦ Marca dicho registro. Puedes escoger más registros si deseas que formen parte del mismo complemento de pago (por ejemplo, si un solo complemento cubre varios pagos) 

◦ Genera el complemento 

◦ Si se incluyen varios pagos, el sistema separará la información en el apartado de detalles 

◦ El PDF del complemento podría mostrar varias hojas, una por cada pago incluido 

◦ El archivo XML reflejará toda la información codificada del complemento

3. Complemento de Pago sin Módulos Contables. 

Al seleccionarla, se abrirá la ventana para emitir el comprobante de pago 

▪ Datos Generales: Campos obligatorios a llenar, como Número de Operación (control interno), Serie (relacionada con la serie de tus facturas), Fecha de Pago (obligatorio), Régimen Fiscal del Emisor, y Moneda 

 ▪ Si la moneda es distinta al peso mexicano, el campo Tipo de Cambio es obligatorio para que el sistema haga el cálculo 

 ▪ Reglas del SAT sobre Monedas:

 ▪ Forma de Pago: Campo obligatorio para especificar cómo se pagó la factura 

 ▪ Datos del Ordenante y del Beneficiario: Relacionados con la información de la cuenta bancaria de origen del pago y la cuenta de destino no son obligatorios, pero la información capturada debe ser verídica, ya que será corroborada por el SAT 

 ▪ Datos de Factura: Aquí se refleja toda la información fiscal de la factura a la que se emite el comprobante de pago, incluyendo el folio fiscal, cliente, serie y folio, oficina, moneda, tipo de cambio, número de parcialidad, método de pago, forma de pago, e importe y saldo insoluto 

El sistema no permitirá capturar importes mayores al saldo insoluto 

◦ Una vez grabado, el comprobante se puede editar o eliminar 

 ◦ Puedes agregar más comprobantes de pago si aún existe un saldo pendiente por liquidar 

 ◦ Para que sea validado y timbrado por el SAT, debes hacer clic en el botón "Generar"

◦ PDF: Es la representación física del recibo de pago, mostrando datos del emisor, receptor, datos fiscales del comprobante, información bancaria (ordenante/beneficiario), descripción detallada del pago (folio fiscal, método de pago, parcialidad, saldo insoluto, importe pagado, equivalente, importe en letra, total), y en la parte inferior, el folio fiscal del complemento, régimen fiscal, forma de pago, uso de CFDI, cadena original y sellos digitales 

 ◦ XML: Es el archivo electrónico con la estructura de la versión 3.3 del SAT, conteniendo información específica del recibo de pago 

 ◦ Envío por Correo: Existe la opción de enviar el comprobante de pago por correo a tu cliente

◦ Ingrese al módulo de Facturación – Facturas 

◦ Debajo del filtro de búsqueda, se encuentra el icono de signo de pesos ¨$¨. 

◦ Al ingresar, el sistema le abrirá la ventana donde va a registrar la información del pago, cliente, oficina, moneda y forma de pago. También se incluirá los datos del Ordenante y del Beneficiario, que como se comentó anteriormente, no son obligatorios; pero si se van a capturar 

◦ En la parte inferior del apartado se podrán visualizar el registro de las facturas pendientes de liquidar conforme al cliente seleccionado. Donde el usuario se debe de encargar de marcar en el recuadro de cada registro de la factura la que va a pagar. 

◦ Al final aparece le botón para generar el complemento. 

◦ Ya que se haya generado la factura, para poder visualizar el PDF y XML debe de ir al registro de una de las facturas que líquido, seleccionando el icono de color verde que se encuentra a lado derecho del botón de cancelar, para poder visualizar los documentos. 

• Costo: Es importante recordar que los complementos de pago representan timbrados de facturas y, por lo tanto, se incluyen dentro de tu plan de contratación