El catálogo de proveedores en el sistema e-conta.mx está diseñado para optimizar sus procesos, permitiéndole capturar y configurar la información de cada proveedor una única vez, evitando así la recaptura de datos en operaciones futuras.
Pasos para registrar un nuevo proveedor:
- Ingresar al Catálogo: En el menú principal de la plataforma, localice y haga clic en la pestaña CATÁLOGOS.
- Seleccionar la opción de Proveedores: Se desplegará un menú con diversas opciones (Clientes, Cobradores, etc.). Seleccione PROVEEDORES.
- Iniciar un nuevo registro: En la pantalla de administración de proveedores, haga clic en el botón con el signo (+) para abrir el formulario de un nuevo registro. Si ya tiene al cliente registrado, solo seleccione la opción de editar.
- Captura de Datos Generales: Llene los campos solicitados con la información del proveedor. Los datos incluyen:
◦ Clave y Tipo de Terceros.
◦ Nombre o Razón Social.
◦ Dirección (Calle, Colonia, Municipio, Estado, País).
◦ RFC (Registro Federal de Contribuyentes).
- Configuración Contable (Para usuarios con módulo de Contabilidad): Si usted utiliza el módulo de contabilidad, debe configurar las cuentas asociadas al proveedor:
◦ Seleccione la Cuenta Contable para definir el tipo de gasto: Para que le aparezcan los registros de las cuentas contables, tiene que estar configurada la cuenta contable. Esto lo debe de definir en el catálogo de cuentas, en las cuentas no controladoras de los gastos, deben de estar configuradas en el campo de ¨Configuración de Póliza Automática¨ seleccionando como un gasto administrativo o gasto comprobado.
◦ Seleccione el IVA Acreditable que utiliza para este proveedor: De igual manera, para le aparezca los registros de las cuentas contables, tiene que estar configurada con la opción del tipo de IVA que van a manejar las facturas de su proveedor. Esto se define correctamente por medio de la configuración de la cuenta contable en el apartado de ¨Configuración de Póliza Automática¨ con la opción del porcentaje de iva correspondiente.
- Configuración de Retenciones de ISR: En caso de aplicar, seleccione la cuenta contable de retención de ISR correspondiente, el sistema le muestra las siguientes opciones de pago y de provisión.
- Retención de Honorarios.
- Retención de Arrendamiento.
- Retención de RESICO.
Al igual que las cuentas de los gastos y de iva, para que le aparezca la cuenta contable de la retención de ISR se requiere que este configurada en el catálogo de cuentas en el campo de ¨Configuración de Póliza Automática¨ seleccionando la opción Pagado o Por Pagar.
De igual manera, es importante destacar que para que se habiliten los campos del apartado de PROVISION para registrar la cuenta contable, se requiere primero haber capturado una en el apartado de PAGOS. En el registro de cada proveedor solo debe de existir un tipo de ISR registrado, es decir, que un proveedor solo puede tener retener el ISR de honorarios, o de arrendamiento o de RESICO registrado; no más de una o las tres.
7. Configuración de Retenciones de IVA: En caso de aplicar, seleccione la cuenta contable de retención de IVA correspondiente, el sistema le muestra las siguientes opciones:
- Retención IVA Fletes
- Retención IVA Honorarios
- Retención IVA Arrendamiento
Al igual que en los campos de gastos, iva y retención de ISR, para que aparezca la cuenta contable de retención de IVA se requiere que este configurada en el catálogo de cuentas en el campo de ¨Configuración de Pólizas Automática¨ seleccionando el tipo de retención de iva que corresponda para el campo que se desea registrar.
8. Guardar el registro: Una vez que haya completado la captura de todos los datos, haga clic en el botón GRABAR para guardar al proveedor en el sistema. Los demás campos que se encuentran en el apartado del registro del proveedor que sean distintos a los previamente mencionados no son necesarios de capturar, son campos informativos que no tienen ningún impacto por el momento en el sistema.
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