1. Objetivo del módulo
El Módulo de Clientes de e-conta MX tiene como propósito centralizar la gestión de la cartera de clientes, permitiendo el control preciso de saldos, la consulta de estados de cuenta, la aplicación de pagos y la emisión de complementos de recepción de pagos. Está dirigido al personal administrativo, contable y de cobranza, facilitando la conciliación entre facturas emitidas (cargos) y pagos recibidos (abonos).
2. Ubicación dentro del sistema
Menú Principal > Clientes
Dentro de este módulo se encuentran las subsecciones: Cartera, Reportes, Inicializar Saldos y Mensaje de Cobranza.
3. Proceso paso a paso
A. Consulta y Gestión de la Cartera
1. Ingrese a Clientes > Cartera para visualizar el listado general de clientes registrados, donde cada fila detalla la clave, nombre y el estado financiero actual. 2. Identifique las columnas de control: Saldos (balance neto), Abonos Pendientes (pagos sin aplicar) y Antigüedad de Saldos. En instancias de agencias aduanales, verifique adicionalmente la columna Anticipos.
- Localice a un cliente específico utilizando el campo de texto en el Filtro de búsqueda.
- Utilice los iconos de acción situados a la derecha de cada registro para realizar tareas específicas:
○ Estado de Cuenta: Icono de carpeta.
○ Antigüedad de Saldos: Icono de reloj.
○ Sección de Aplicaciones: Icono de círculo con signo de pesos y líneas.
○ Complemento de Pago: Icono de signo de dinero.
B. Aplicación de Pagos (Vincular Abono a Factura)
- Haga clic en el icono de Sección de Aplicaciones del cliente correspondiente.
- Ingrese al apartado Agregar (icono de signo +) y seleccione la Oficina correspondiente a la transacción.
- Visualice el listado de cargos (facturas) y abonos (pagos) pendientes que muestra el sistema.
- Seleccione el abono y el cargo que desea vincular y confirme la operación para actualizar el saldo del cliente.
C. Generación de Complementos de Pago
- Haga clic en el botón de Complemento de Pago (signo de pesos) desde la Cartera.
- Seleccione la opción Agregar y defina la Oficina para filtrar los pagos disponibles que aún no tienen un complemento fiscal generado.
- Utilice el botón Detalle para verificar qué facturas están cubiertas por dicho pago.
- Acceda a Editar si requiere capturar datos opcionales pero necesarios para el timbrado, como el número de operación o RFC de bancos ordenantes y beneficiarios.
- Seleccione el registro deseado y haga clic en Generar el complemento para finalizar el proceso ante el SAT.
D. Inicialización de Saldos
- Diríjase a Clientes > Inicializar Saldos y haga clic en el botón Agregar.
- Seleccione el Cliente y defina el Tipo de Movimiento (Cargo o Abono).
- Escriba la Descripción: use "Saldo Inicial" para un registro único global o "Factura Manual" si desea desglosar documentos pendientes de sistemas anteriores.
- Ingrese la Fecha, Oficina, Referencia y el monto en el campo Cargo/Abono y guarde el registro.
4. Consideraciones importantes
- Reglas de Negocio: Solo puede existir un registro bajo la descripción "Saldo Inicial" por cliente; para múltiples documentos, use "Factura Manual".
- Permisos: La generación de complementos de pago requiere que el usuario tenga permisos de facturación electrónica activos.
- Agencias Aduanales: La columna de Anticipos es una funcionalidad especializada que solo se activa en configuraciones para agentes aduanales.
- Cobranza: Si no se definen los Días de Crédito en el catálogo de clientes, el sistema aplicará 15 días de forma automática por defecto.
5. Impacto funcional
Las acciones realizadas en este módulo afectan directamente a:
- Módulo de Bancos: Al aplicar pagos se actualizan los flujos de efectivo.
- Módulo de Contabilidad: Genera pólizas automáticas de ingresos y aplicaciones de saldos.
- Módulo de Facturación: Cambia el estatus de las facturas de "Pendiente" a "Pagada" o "Parcialmente Pagada".
6. Errores comunes o advertencias del sistema
- Problema: El RFC del banco no es aceptado en el complemento de pago.
Solución: Verifique que el texto ingresado sea el RFC exacto del Banco emisor (Beneficiario) o del receptor, según corresponda, y que cumpla con la estructura oficial del SAT.
- Problema: No aparecen pagos disponibles al intentar generar un complemento. Verificación: Asegúrese de haber seleccionado la Oficina correcta en el filtro inicial del formulario.
- Problema: Error al enviar estados de cuenta por correo a múltiples destinatarios. Solución: Valide que los correos electrónicos estén separados únicamente por una coma (,) y que no existan espacios en blanco entre ellos.
7. Ejemplo práctico (Descriptivo)
Escenario
La empresa "Distribuidora X" tiene una factura pendiente de $10,000 MXN y el cliente "Comercializadora ABC" realiza un pago por transferencia, pero el saldo aún aparece como deudor en el sistema.
Pasos a seguir
- Ingrese a Clientes > Cartera y busque a "Comercializadora ABC".
- Verifique en la columna Abonos Pendientes si el pago ya fue registrado en el sistema.
- Haga clic en el icono de Sección de Aplicaciones (círculo con signo de pesos).
- Presione Agregar (+) y seleccione la oficina matriz.
- Seleccione el abono de $10,000 y la factura correspondiente del listado.
- Guarde la aplicación.
Resultado y Verificación
El saldo deudor del cliente se reducirá automáticamente a $0 MXN. Para verificarlo, haga clic en el icono de Estado de Cuenta y confirme que el cargo y el abono aparecen vinculados en el detalle de movimientos.
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo puedo ver solo lo que mi cliente me debe actualmente?
Dentro del Estado de Cuenta, active la casilla Mostrar solo Saldos Vigentes. Esto filtrará el reporte para ocultar facturas ya liquidadas.
¿Puedo cambiar un cobrador asignado a un cliente?
Sí, debe dirigirse al Catálogo de Clientes, buscar al cliente específico y en la pestaña de configuración de cobranza, seleccionar el nuevo nombre desde el Catálogo de Cobradores.
¿Qué pasa si elimino una aplicación de pago?
Al eliminar una aplicación desde la Sección de Aplicaciones, tanto el cargo (factura) como el abono (pago) volverán a quedar disponibles y con saldo pendiente, permitiéndole vincularlos de nuevo correctamente.
9. Glosario
- Saldo Acreedor: Representa los pagos, abonos o notas de crédito que disminuyen la deuda del cliente.
- Saldo Deudor: Representa el valor total de las facturas emitidas que el cliente aún no ha pagado.
- Complemento de Pago: Documento fiscal digital (CFDI) que ampara la recepción de un pago parcial o total de una factura emitida previamente.
- Antigüedad de Saldos: Reporte que clasifica las cuentas por cobrar según el tiempo transcurrido desde su fecha de vencimiento.
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