1. Objetivo del módulo
Este módulo permite la emisión de comprobantes fiscales de tipo "Egreso" (Notas de Crédito) para amparar devoluciones, descuentos, bonificaciones o correcciones de facturas previamente timbradas. Está dirigido al personal administrativo y contable encargado de la gestión de ingresos y la relación fiscal con los clientes.
2. Ubicación dentro del sistema
La ruta de acceso es: Menú Principal > Facturación > Facturas.
3. Proceso paso a paso
A. Configuración previa del concepto (Servicio)
Antes de generar una Nota de Crédito, debe asegurar que el concepto a utilizar esté habilitado.
- Ingrese a Menú > Catálogos > Servicios.
- Haga clic en el botón de agregar para registrar un nuevo servicio o seleccione uno existente para editarlo.
- Ingrese el nombre del concepto en el campo Descripción.
- Localice el campo Aplica para nota de crédito y seleccione la opción Sí. Al activar esta casilla, el sistema bloqueará automáticamente la edición de la Unidad de medida y la Clave SAT conforme a las disposiciones oficiales.
- Asigne la Cuenta contable correspondiente si su instancia tiene habilitados los módulos de contabilidad.
- Haga clic en Grabar para finalizar la configuración.
B. Creación y Registro de la Nota de Crédito
- Diríjase a Facturación > Facturas.
- Haga clic en el botón Agregar (identificado con un icono de "+").
- Localice el campo Tipo y seleccione la opción Nota de Crédito. Observe que el campo Método de pago se inhabilitará automáticamente y mostrará el texto Pago en una sola exhibición (PUE) por normativa fiscal.
- Seleccione el Cliente, la Serie, el Tipo y la Oficina correspondiente.
- Identifique el campo Tipo de relación y elija la opción adecuada entre "01 - Nota de crédito de los documentos relacionados" o "03 - Devolución de mercancías sobre facturas o traslados previos".
- Haga clic en el botón Grabar para habilitar la sección de detalle del documento.
- En el apartado de detalle, haga clic en el icono (+) para agregar el concepto.
- Seleccione el servicio configurado previamente en el catálogo; solo aparecerán los ítems marcados como aplicables para Notas de Crédito.
- Ingrese la Cantidad y el Precio unitario, verifique que el cálculo sea correcto y haga clic en Grabar.
C. Vinculación de Documentos Relacionados
- Localice y haga clic en el botón Facturas Relacionadas que aparece tras grabar el detalle del servicio.
- Visualice el listado de facturas timbradas vinculadas al cliente seleccionado.
- Marque la casilla de la factura o facturas que desea relacionar. Asegúrese de que el total seleccionado sea suficiente para cubrir el saldo del concepto de la Nota de Crédito.
- Si la factura original fue emitida en una moneda distinta a pesos (MXN), seleccione la totalidad de dicha factura para cumplir con la validación del sistema.
- Haga clic en el botón de guardar dentro de esta ventana para confirmar la relación.
D. Timbrado, Envío y Cancelación
- Regrese al listado principal de facturación y localice el registro de la Nota de Crédito en estado pendiente.
- Haga clic en el botón Generar (ubicado en la parte izquierda de la fila/grid) para realizar el timbrado ante el SAT. El sistema generará automáticamente los archivos XML y PDF.
- Para enviar los documentos al cliente, haga clic en el botón con el icono de un Sobre. Verifique que el icono muestre una marca de verificación verde, lo cual confirma que el correo fue enviado con éxito.
- En caso de requerir la anulación del documento, haga clic en el botón de Cancelación ubicado en el extremo derecho de la fila del registro. El sistema procesará la solicitud ante el SAT y actualizará el estatus a cancelado.
4. Consideraciones importantes
- Restricción de Edición: La Unidad de Medida y la Clave del SAT son fijas para servicios de Nota de Crédito para garantizar la validez ante el SAT.
- Método de Pago: Todas las Notas de Crédito se emiten bajo el método PUE (Pago en una sola exhibición).
- Saldos: El sistema valida que el monto de la Nota de Crédito no exceda el saldo de los documentos relacionados, a menos que existan condiciones específicas de moneda extranjera.
5. Impacto funcional
- Módulo de Facturación: Afecta el estatus de las facturas relacionadas (disminución de saldo pendiente).
- Módulo Contable: Genera automáticamente la póliza de egreso o el asiento contable correspondiente si está configurada la cuenta en el catálogo de servicios.
- Reportes Fiscales: Actualiza los reportes de egresos y conciliaciones de IVA.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
- Problema: El servicio no aparece en la lista al intentar agregar el detalle a la Nota de Crédito.
- Verificación: Regrese al Catálogo de Servicios y asegúrese de que la opción "Aplica para nota de crédito" esté marcada como "Sí".
- Problema: El sistema no permite guardar la relación de facturas.
- Solución: Verifique que la suma de las facturas seleccionadas cubra el monto total de la Nota de Crédito. Si la factura es en moneda extranjera, debe relacionar el total del documento original.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario
La empresa "Logística Aduanal S.A." emitió una factura por $10,000.00 MXN al cliente "Importaciones Norte". Posteriormente, se acuerda un descuento de $1,000.00 MXN por pronto pago.
Pasos a seguir
- El administrador accede a Facturas, crea un nuevo registro de tipo Nota de Crédito y selecciona al cliente "Importaciones Norte".
- Selecciona el tipo de relación "01 - Nota de crédito de los documentos relacionados".
- En el detalle, agrega el servicio "Descuento Comercial" por un precio unitario de $1,000.00.
- Entra a Facturas Relacionadas y selecciona la factura original de $10,000.00.
- Guarda y hace clic en el botón Generar.
Resultado y Verificación
El sistema emite el CFDI de egreso por $1,000.00 vinculando el UUID de la factura original. El usuario verifica en el PDF que aparezca la sección "CFDI Relacionados" con el folio correcto.
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Puedo relacionar más de una factura a una sola Nota de Crédito? Sí, el sistema permite seleccionar múltiples facturas del listado siempre que correspondan al mismo cliente.
- ¿Por qué no puedo cambiar la clave de unidad en mi Nota de Crédito? Debido a las reglas de validación del SAT para comprobantes de egreso, el sistema predetermina claves específicas que no deben ser alteradas para evitar rechazos en el timbrado.
- ¿Cómo sé si el cliente recibió la Nota de Crédito por correo? Debe observar el icono del sobre en el renglón de la factura; si tiene una palomita verde, el envío fue exitoso.
9. Glosario
- CFDI de Egreso: Comprobante Fiscal Digital por Internet que ampara devoluciones, descuentos y bonificaciones (Nota de Crédito).
- UUID: Identificador Único Universal (Folio Fiscal) de un comprobante timbrado.
- PUE: Pago en una sola exhibición.
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