1. Introducción
Este manual describe el procedimiento para registrar y gestionar el catálogo de cuentas dentro del sistema. En esta sección se definirán las cuentas contables que se emplearán para todos los movimientos de sus pólizas.
Al crear una cuenta, es fundamental considerar la nomenclatura (número asignado), el nombre de la cuenta y su nivel (si es una cuenta "madre" o controladora, o una cuenta "hija" o subcuenta). Estos elementos determinan el orden y cómo se afectarán los movimientos contables.
2. Navegación General
Dentro de la sección de catálogos de cuentas:
- Visualización: En la parte inferior del sistema, encontrará opciones para navegar entre las páginas y revisar las cuentas ya registradas.
- Gestión: El sistema permite editar o eliminar una cuenta contable existente.
3. Cómo dar de Alta una Nueva Cuenta Contable
Para registrar una cuenta (por ejemplo, una cuenta de capital), siga estos pasos:
Paso 1: Iniciar el registro
Haga clic en el botón Agregar. Se abrirá una ventana para dar de alta la cuenta contable.
Paso 2: Datos Generales
- Número de cuenta: Registre la nomenclatura numérica de la cuenta. Nota: Una vez registrado, este número no se puede modificar.
- Nombre: Ingrese el nombre que se le asignará a la cuenta.
Paso 3: Asignación de Subcuenta (Jerarquía)
● Campo Subcuenta: Especifique a qué "cuenta madre" pertenece el registro actual.
- Puede buscar la cuenta madre por número o por nombre para asegurar la selección correcta.
- Importante: Al ligar la cuenta con una controladora (ej. índole capital), el sistema ajustará automáticamente los demás campos; verifique que estén correctos.
- Advertencia: Realice la captura correctamente, ya que tras realizarla no se puede modificar o eliminar el vínculo fácilmente.
Paso 4: Detalle de la Cuenta
Complete o verifique los siguientes campos en el apartado de datos de la cuenta:
- Tipo de cuenta: Seleccione si es Activa, Pasiva, Capital, Orden o Resultado.
- Naturaleza: Determine si será Acreedora o Deudora.
- Moneda: Seleccione el tipo de moneda que manejará la cuenta.
Nota sobre campos opcionales: No es necesario llenar los campos de "código agrupador", "configuración de póliza automática", "régimen" y "oficina". Dejar estos vacíos no afectará el uso del sistema.
Paso 5: Guardar
Seleccione la opción Grabar. Posteriormente, verifique en el listado que la cuenta se haya guardado correctamente.
4. Edición de Cuentas
Si decide editar una cuenta registrada, podrá visualizar y modificar ciertos datos, aunque el número de cuenta permanecerá inalterable. Podrá verificar si la cuenta está activa o inactiva.
5. Generación de Reportes
Una vez terminado el registro de cuentas, puede generar un reporte completo del catálogo:
- Ubicar el reporte: Haga clic en la imagen de una carpeta situada en la parte inferior del filtro de búsqueda.
- Visualización: Se abrirá una impresión vía web.
- En la parte superior aparecerán los datos del usuario (matrícula y nombre),.
- Use la barra lateral para desplazarse y ver todas las cuentas según el orden asignado.
- Exportación: Al final del reporte, encontrará las opciones para imprimir o guardar el archivo en formato Excel o PDF.
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