1. Objetivo del módulo
Este módulo permite la creación, gestión y control de las cuentas de acceso para las personas que utilizarán el sistema e-conta.mx. Su propósito es garantizar que cada colaborador cuente con credenciales únicas y niveles de acceso apropiados (Administrador o Usuario General) para resguardar la integridad de la información operativa y contable de la empresa o agencia aduanal.
2. Ubicación dentro del sistema
Menú Principal > Administrador > Usuarios
3. Proceso paso a paso
- Acceda al módulo administrativo: Desde el menú principal del sistema, haga clic en la opción ADMINISTRADOR para desplegar las herramientas de configuración global.
- Ingrese al catálogo de personal: Dentro del menú desplegado, haga clic en el submenú USUARIOS para visualizar el listado (grid) de las cuentas actualmente registradas.
- Inicie el registro de un nuevo usuario: Localice y haga clic en el botón con el icono de signo más (+) situado en la parte superior derecha del grid de datos.
- Capture la información de identificación: Ingrese el nombre completo del colaborador y su Correo electrónico, el cual servirá de forma única como nombre de usuario para el inicio de sesión.
- Defina el perfil de acceso: Seleccione en los campos desplegables el Tipo de usuario (Administrador de la Instancia o Usuario normal) y la Oficina a la cual el usuario estará adscrito para delimitar su visibilidad de datos.
- Asigne privilegios contables (si aplica): En instancias con módulos contables, verifique y active el privilegio de Cierre de mes si el usuario requiere la facultad de bloquear la modificación de pólizas contables tras concluir un periodo.
- Finalice y almacene el registro: Revise que la contraseña asignada cumpla con sus estándares de seguridad y haga clic en el botón GRABAR para dar de alta la cuenta en la base de datos.
4. Consideraciones importantes
- Exclusividad: Cada cuenta de acceso debe ser personal e intransferible para mantener el rastro de auditoría.
- Jerarquía de permisos: Solo el usuario con perfil de Administrador de la Instancia posee los permisos necesarios para editar información de otros usuarios o eliminarlos del sistema.
- Roles de Usuario: Para los "Usuarios normales", la restricción específica a módulos (Lectura, Escritura, Borrado) se gestiona desde el catálogo de Roles de Usuario, el cual debe configurarse previamente.
5. Impacto funcional
- Seguridad: Determina quién puede entrar al sistema y qué datos puede visualizar según la oficina asignada.
- Módulo Contable: La activación del privilegio de cierre afecta directamente la capacidad de edición en el módulo de Pólizas.
- Auditoría: Todas las acciones realizadas en el sistema (Facturación, Pedimentos, etc.) quedarán vinculadas al correo electrónico del usuario creado.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
- Problema: El sistema no permite grabar un nuevo usuario.
Verificación: Asegúrese de que el correo electrónico ingresado no esté registrado previamente en la instancia, ya que este campo es una llave única.
- Problema: El usuario no puede visualizar módulos específicos.
Solución: Verifique en ADMINISTRADOR > Roles de Usuario que el rol asignado a dicho usuario tenga marcadas las casillas de acceso correspondientes.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario:
La empresa contrata a un nuevo contador que necesita registrar pólizas y realizar cierres mensuales, pero no debe tener acceso a la configuración global del sistema.
Pasos a seguir:
- El Administrador ingresa a ADMINISTRADOR > USUARIOS y pulsa (+).
- Registra el nombre "Juan Pérez" y el correo "juan.perez@empresa.com".
- En Tipo de usuario, selecciona "Usuario normal".
- En el campo Oficina, selecciona "Matriz México".
- Activa el check de "Privilegio para realizar cierre de mes".
- Hace clic en GRABAR.
Resultado y Verificación:
El sistema mostrará a Juan Pérez en el listado de usuarios. Juan ahora podrá loguearse con su correo, pero sus permisos de navegación dependerán totalmente del Rol que se le asigne posteriormente.
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo usar el mismo correo para dos usuarios distintos?
No, el correo electrónico es el identificador único del usuario en el sistema y no puede duplicarse.
¿Qué pasa si un usuario olvida su contraseña?
El Administrador de la instancia debe ingresar al módulo de Usuarios, localizar el registro del colaborador, editarlo, asignar una nueva contraseña y hacer clic en GRABAR.
¿Cómo restrinjo que un usuario solo vea facturas y no contabilidad?
Debe crear un Usuario de tipo "Usuario normal" y posteriormente vincularlo a un Rol específico que solo tenga permisos para el módulo de Ventas/Facturación.
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