Introducción
Este documento detalla los procedimientos para la gestión de pólizas contables, la administración de archivos adjuntos y la optimización de procesos mediante el copiado de asientos en el sistema econtamx.
1. Módulo de Contabilidad: Visualización de Pólizas
Dentro del módulo de Contabilidad, en la sección de Pólizas, el usuario puede gestionar y consultar la información financiera generada.
1.1 Consulta de Pólizas
El sistema permite visualizar todas las pólizas contables generadas, clasificándolas según su tipo:
- Póliza de venta ● Póliza de diario
- Póliza de ingreso
- Póliza de egreso
Datos visibles en la consulta: Al revisar una póliza, podrá identificar datos clave como el número de póliza, tipo, fecha, documento, forma de pago, concepto y el monto total.
1.2 Edición y Contenido
Si selecciona la opción de editar una póliza, podrá visualizar el contenido detallado del documento, incluyendo los datos referentes a la póliza y los asientos contables registrados.
2. Gestión de Archivos Digitales en Pólizas
Esta funcionalidad permite convertir sus pólizas en un repositorio digital para validar movimientos.
Requisito previo: Para tener disponible la opción de integrar archivos, es necesario solicitar su activación al departamento de soporte técnico.
2.1 Tipos de Archivos Compatibles
El sistema es flexible y permite almacenar diversos formatos, incluyendo:
- Documentos PDF y TXT
- Imágenes JPG
- Hojas de cálculo Excel y documentos Word ● Carpetas comprimidas, entre otros.
2.2 Procedimiento para Agregar Archivos
- Ingrese a la sección de la póliza deseada.
- Seleccione la opción "Examinar". El sistema abrirá una ventana para buscar el archivo en su equipo.
- Tras seleccionar el archivo, el sistema lo registrará automáticamente.
2.3 Funciones Adicionales
- Múltiples archivos: Puede subir varios archivos a una misma póliza para ligar diversos documentos de soporte.
- Descarga y Verificación: Tiene la posibilidad de descargar el archivo para corroborar que se subió correctamente.
- Eliminación: Si es necesario, puede eliminar el archivo adjunto.
3. Copia de Pólizas (Optimización de Egresos)
Esta función está diseñada para agilizar la elaboración de pólizas de egresos repetitivas, como el pago de nómina, permitiendo copiar asientos contables de una póliza existente a un nuevo movimiento.
3.1 Marcado de la Póliza Origen
- Diríjase al módulo de Contabilidad > Pólizas.
- Ubique la póliza de egresos que desea usar como base.
- Identifique el icono de una cruz en color azul y haga doble clic sobre él. Esto notifica al sistema que esa póliza está marcada para copiar sus asientos.
3.2 Generación del Nuevo Movimiento
- Vaya al módulo de Bancos > Egresos.
- Registre el nuevo movimiento (ej. pago de nómina) asegurándose de capturar correctamente:
o Fecha
o Oficina
o Tipo de movimiento
o Referencia
o Concepto
o Beneficiario.
3.3 Importación de Asientos
- Al generar el movimiento, el sistema creará la póliza contable.
- Busque la opción con el icono de una flecha dentro de un recuadro; ahí verá disponibles las pólizas marcadas previamente.
- Seleccione la póliza de la cual copiará los asientos.
o Nota: El sistema tiene un candado que impide seleccionar dos pólizas simultáneamente. - Confirme el procedimiento cuando el sistema lo notifique. Automáticamente se copiarán todos los asientos registrados.
3.4 Finalización y Cuadre
- El sistema dejará los asientos disponibles para que usted capture las cantidades correspondientes en los campos de cargo o abono.
- Diríjase al módulo de Contabilidad > Pólizas para verificar el registro.
- Edite los asientos necesarios ingresando los montos correctos y continúe hasta que la póliza esté cuadrada.
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