1. Objetivo del módulo
Facilitar el registro, provisión y pago de facturas de proveedores mediante la integración de archivos XML y PDF provenientes de la plataforma A-conta hacia E-conta. Este módulo está dirigido al personal contable y administrativo encargado de la recepción de comprobantes, generación de pólizas de diario y gestión de egresos bancarios.
2. Ubicación dentro del sistema
Dependiendo de la fase del proceso, las rutas de acceso son:
- Carga de archivos: Utilerías > Cargar XML.
- Gestión de PDF: Detalle (Edición de factura).
- Provisión de facturas: Proveedores > Recepción de Facturas.
- Pagos y Egresos: Bancos > Egresos.
3. Proceso paso a paso
A. Alimentación de facturas en A-conta
Para que las facturas estén disponibles para su provisión, deben residir primero en el portal de A-conta mediante cualquiera de estas dos vías:
- Registro vía Correo Electrónico: Envíe los archivos XML y PDF de la factura a la dirección de correo electrónico específica asignada a su instancia de A-conta. Asegúrese de que ambos archivos tengan exactamente el mismo nombre
(nomenclatura idéntica) para que el sistema realice la vinculación automática; de lo contrario, el sistema solo procesará el XML.
- Carga Manual de XML: Acceda al portal de A-conta, diríjase al módulo UTILERIAS y seleccione la opción CARGAR XML. Elija el archivo desde su equipo local y complete la carga.
- Vinculación Manual de PDF: Para asociar el comprobante visual a un XML ya existente, navegue al módulo DETALLE, localice la factura correspondiente y haga clic en el modo de edición. Busque la opción de carga de PDF, seleccione el archivo desde su computadora y guarde los cambios para finalizar el vínculo.
B. Provisión de Facturas en E-conta
- Ingrese al sistema E-conta y navegue al módulo PROVEEDORES, sección RECEPCION DE FACTURAS.
- Visualice el listado de facturas pendientes de importar desde A-conta y seleccione aquellas que desea procesar.
- Verifique que el Proveedor sea el correcto. Si el proveedor ya cuenta con registro previo, el sistema trasladará la información automáticamente a la sección de integración.
- Revise los datos fiscales de la factura, la Oficina asignada, la Cuenta Contable de gasto y la Cuenta de IVA.
- Haga clic en el botón de integración para que el sistema registre el movimiento. El sistema generará automáticamente una póliza de diario con los asientos contables correspondientes.
C. Pago de Provisiones (Egresos)
- Diríjase al módulo BANCOS, sección EGRESOS.
- Haga clic en agregar un nuevo registro y complete los campos de Cuenta Bancaria, Fecha y seleccione en el campo Tipo de Egreso la opción Pago a proveedores.
- Ingrese el Importe y seleccione al Proveedor correspondiente.
- Observe que el sistema despliega una lista de facturas pendientes de saldar; marque la casilla de la factura provisionada a la que desea aplicar el pago.
- Grabe el registro para que el sistema genere la póliza de egreso automáticamente.
D. Pagos Directos desde A-conta (Sin Provisión Previa)
- Acceda al módulo BANCOS, sección EGRESOS.
- Seleccione en el campo Tipo de Egreso la denominación Pago a proveedores desde A-conta.
- Intervenga en la ventana emergente que muestra las facturas almacenadas en el portal A-conta que están pendientes de contabilizar.
- Seleccione una o múltiples facturas. Si el proveedor no existe en E-conta, el sistema lo registrará automáticamente asignándole una clave, cuenta contable y cuenta de IVA.
- Confirme la selección para regresar a la sección de egresos, donde el sistema marcará el importe total y generará la póliza contable integrando los archivos PDF y XML.
4. Consideraciones importantes
- Sincronización: Es mandatorio que el XML esté cargado en A-conta antes de intentar cualquier proceso en E-conta.
- Nomenclatura: La vinculación automática por correo solo funciona si el nombre del archivo XML y PDF es idéntico.
- Automatización de Proveedores: En el pago directo, el sistema crea el catálogo del proveedor automáticamente si no detecta una coincidencia previa.
5. Impacto funcional
- Módulo de Cartera: Los pagos y provisiones afectan directamente el estado de cuenta del proveedor.
- Contabilidad: Generación automática de pólizas de diario (provisiones) y de egresos (pagos).
- Módulo de Impuestos: Afectación directa de la cuenta de IVA acreditable conforme a la integración realizada.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
- Problema: El archivo PDF no aparece vinculado en el módulo de Recepción de Facturas.
- Verificación: Confirme en el módulo DETALLE de A-conta si el archivo fue cargado con una nomenclatura distinta al XML. De ser así, cárguelo manualmente en el modo edición.
- Problema: No se visualizan facturas en la sección "RECEPCION DE FACTURAS".
- Verificación: Asegúrese de que las facturas no hayan sido integradas previamente o que el archivo XML haya sido cargado correctamente en el portal A-conta bajo el RFC correspondiente.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario
La empresa recibe una factura de "Papelería Local" por un monto de $1,160.00 MXN. Se requiere registrar el gasto y emitir el pago desde la cuenta de BBVA.
Pasos a seguir
- El usuario envía por correo el XML y PDF (ambos nombrados "FACT_123") a la cuenta de A-conta.
- Ingresa a E-conta > Proveedores > Recepción de Facturas. Selecciona el registro de "Papelería Local" por $1,160.00.
- Verifica que la cuenta de gasto sea "Papelería y Útiles" y la cuenta de IVA sea "IVA Acreditable Pagado". Procesa la integración.
- Navega a Bancos > Egresos. Selecciona la cuenta BBVA y el tipo de egreso "Pago a proveedores".
- Selecciona al proveedor y marca la factura "FACT_123" que aparece en el listado de pendientes.
Resultado y Verificación
El sistema genera la póliza de diario por la provisión y la póliza de egreso por el pago. El usuario se dirige al módulo de CARTERA, consulta el estado de cuenta de "Papelería Local" y verifica que el saldo sea $0.00, mostrando el cargo y el abono aplicados.
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo cargar solo el PDF para registrar una factura?
No, el sistema base para la contabilización y validación fiscal es el archivo XML. El PDF es un complemento visual vinculado.
¿Qué pasa si el proveedor no está registrado en E-conta al hacer un pago directo?
El sistema lo crea automáticamente, asignándole una clave única y las cuentas contables/IVA predefinidas para agilizar el proceso.
¿Cómo me aseguro de que el pago afectó correctamente mi contabilidad?
Debe revisar que se haya generado la póliza de egreso en el módulo de Bancos y validar el movimiento en el estado de cuenta del proveedor en el módulo de Cartera.
9. Glosario
- A-conta: Portal de almacenamiento y gestión de comprobantes fiscales (XML y PDF).
- E-conta: Sistema central de contabilidad, bancos y proveedores donde se ejecutan los registros contables.
- Provisión: Registro contable del reconocimiento de una obligación (deuda) con un proveedor antes de que esta sea pagada.
- XML: Formato estándar de la factura electrónica que contiene los datos fiscales válidos ante el SAT.
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