El sistema de e-conta en las instancias que tienen contratado los módulos contables se divide en los movimientos operativos y los movimientos contables. A continuación, se explica la diferencia de estos tipos de movimientos:
- Movimientos Operativos: Hace referencia a todos los registros que represente la captura de información dentro del sistema que sea un movimiento de cargo o abonos, por ejemplo, el generar una factura, cobrar una factura, provisionar una factura de un proveedor o pagar una factura de un proveedor, y que van a alimentar la información de estados de cuenta, antigüedad de saldos, aplicaciones y complementos de pago de sus clientes y proveedores.
- Movimientos Contables: Hace referencia a todos los registros operativos convertidos en movimientos contables, representado en las pólizas contables de ingresos, egresos, diario o ventas.
- Catálogo de Cuentas:
Apartado del sistema donde se debe de registrar todas las cuentas contables que van a clasificar y codificar todos los movimientos de pasivos o activos que realice una empresa o contribuyente al ejercer sus labores. El catálogo de cuentas es el elemento esencial para el funcionamiento óptimo de una instancia de e-conta que cuenta con los módulos contables. Si no existe una correcta captura, estructura y configuración de la misma; el funcionamiento óptimo del sistema se va a ver afectado y le puede representar fallas en los diversos registros de pólizas y reportes contables. A continuación, se harán recomendaciones con forme al registro del catálogo de cuentas.
- Numeración: Al momento de asignarle el número a la cuenta contable debe de tener una secuencia lógica conforme a se vaya haciendo los registros. No se debe de capturar guiones bajos, comas, puntos ni diagonales.
- Estructura: En el registro del catálogo de cuentas, cada cuenta tiene que estar bien posicionada al nivel que corresponde conforme a los movimientos contables que se van a generar. En el sistema, se cuenta con la columna de ¨Nivel¨ para que ubique en qué lugar se encuentra posicionada la cuenta contable. Para saber ubicar la cuenta contable, se tiene que llenar el campo ¨Subcuenta de¨; si no se llena ese campo, la cuenta se pone a un primer nivel. Si se llena este campo, la cuenta se va a ubicar debajo de la cuenta capturada en este campo.
- Configuración: Al momento de registrar una cuenta contable, existe el campo denominado ¨Configuración de Póliza Automática¨, en el cual se especifica la función que va a tener la cuenta contable dentro del sistema. Solo Se puede capturar este campo en las cuentas que sean no controladoras; es decir, que no tengan cuentas hijas asignadas.
- Configuración de Póliza Automática:
Este es uno de los campos más importantes para el correcto funcionamiento de los módulos contables, ya que el sistema busca agilizar los procesos de facturación y contabilidad generando las pólizas contables donde se carguen los asientos contables de forma automática. A continuación, se mencionan ciertas especificaciones a tomar en cuenta.
- Clientes: En el registro de las cuentas contables, se les pide que solo se registre una cuenta contable para clientes en general. El sistema va a mostrar todos los cargos y abonos generados de ellos por medio del registro de los ingresos y las facturas, viéndose visualizado en la cartera del cliente. Esto va a facilitar en reducir su catálogo de cuentas y centrar todos sus movimientos en las pólizas en una sola cuenta.
- Proveedores: En el registro delas cuentas contables, se les pide que solo exista una cuenta contable para los proveedores a nivel general. En el sistema se va a poder consultar todos los movimientos de cargos y abonos de los proveedores en su cartera. Mientras que, en las pólizas, se van a centrar todos los movimientos a una sola cuenta contable; facilitando la captura y lectura de información.
- Conectar cuentas con registros: La clave para poder generar sus pólizas contables de forma automática se encuentra en configurar la cuenta y ligarla al registro correspondientes. Por ejemplo, configurar sus cuentas de servicios y productos, para después ligar la cuenta al producto o servicio en su respectivo catálogo. Otro caso se puede dar con los proveedores, se deben de configurar las cuentas de gastos como un gasto administrativo o gasto comprobado (si es agente aduanal) para ligar la cuenta al proveedor.
- Cuentas de IVAS: En su catálogo de cuenta, se recomienda que existan las cuentas contables de los distintos tipos de iva, el 0, exento, 8 y 16 por ciento; ya sea de lo facturado, cobrado, pagado (a proveedor) y por pagar (a proveedor). Para la correcta contabilización de todos los movimientos de cargos y abonos que haga.
- Cuentas Contables:
En e-conta es necesario clasificar las cuentas contables, de conformidad con los principios de clasificación, tales como:
- Activo o Activo Circulante o Activo Fijo o Activo Diferido o Pasivo o Pasivo Circulante o Pasivo Fijo o Pasivo Diferido o Capital o Patrimonio o Resultados Acreedores o Resultados Deudores
- Cuentas de Orden
- Registro de Cuentas contables:
En nuestro sistema se pueden crear las cuentas de forma numérica, con una nomenclatura que indique los niveles de CUENTAS DE MAYOR, SUB-CUENTAS, SUB-SUBCUENTAS, etc. Captura de una cuenta contable, siguiendo los siguientes pasos:- Fecha de Registro: Fecha de captura de la cuenta contable.
- Activo: Es recomendable para que se muestre en el catálogo y se puedan ejercer movimientos contables.
- Número de Cuenta: Nomenclatura de la respectiva cuenta, indicando con un guion medio el nivel de la misma. Se recomienda evitar capturar puntos, comas o guiones bajos.
- Nombre: nombre de la cuenta donde se recomienda no utilizar caracteres como ñ, acentos, caracteres o símbolos inválidos.
- Nombre en inglés: Nombre de la cuenta en idioma inglés.
- Sub Cuenta de: Campo para indicar la cuenta contable de nivel superior a la que va a corresponder la cuenta contable que se está registrando. Puede registrar capturando el nombre o el número de la cuenta y le va a servir para posicionar la cuenta contable dentro de su catálogo.
- Código Agrupador SAT: Campo para capturar el número de código del catálogo de cuentas del SAT correspondiente, con la finalidad de generar la información requerida por la autoridad para él envió del catálogo contable al SAT para el cumplimiento de la contabilidad electrónica.
- Tipo de Cuenta: el sistema le mostrara el listado de clasificación de conformidad con los principios de contabilidad general.
- Naturaleza: El sistema le mostrará si la cuenta registrada es de naturaleza deudora o acreedora, de conformidad con los principios de contabilidad genera.
- Moneda: Campo para determinar el tipo de moneda de la cuenta respectiva, el sistema mostrara si es de en Pesos (MXN), Dólares (USD) o Euros (EUR).
- Configuración de Póliza Automática: Campo para indicarle al sistema de la configuración automática para la generación de pólizas automáticas y que dichas pólizas, tanto de VENTAS, INGRESOS, EGRESOS, DIARIO se registren correctamente y muestren la póliza cuadrada, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados
- C.C. ideal para giro comercial: ninguno por default o Régimen: Campo exclusivo para las agencias aduanales y sirve como dato informativo para determinar si la cuenta contable aplica para cuando se hace una importación o exportación.
- Oficina/Centro de Costos: Campo en el sistema desplegara las oficinas generadas dentro del módulo de administrador con las que cuenta la persona física o moral. Si se tienen registradas más de una oficina, este campo ayudará a especificar a la cuenta contable que pertenece; y así tener el control para el manejo de los Centros de Costo.
- Centros de Costos:
Una de las opciones que ofrece el sistema de e-conta con los módulos contables es la de poder manejar los centros de costos en su contabilidad. Con los Centros de Costos nos referimos a llevar sus movimientos contables de forma separada por las distintas oficinas que maneje el contribuyente o empresa. Para poder ejecutar esta opción se requieren ciertos detalles específicos a tomar a consideración:- Oficina: El contribuyente o empresa debe de tener distintas oficinas donde ejerza u ofrezca sus servicios o productos y por lo cual lleva la contabilidad en cada una de esas oficinas. Para ello, se debe de dirigir al módulo Administrador-Oficina y registrar cada una de las oficinas.
- Cuentas Contables: En el sistema de e-conta para poder ligar una cuenta contable a una oficina, se tiene que llenar el campo de ¨Oficina/Centro de Costos¨. Por lo cual, como una cuenta contable solo puede estar ligada a una sola oficina, va a ser necesario que se registre la misma cuenta contable conforme a la cantidad de oficina se maneje. Si se maneja 3 oficinas, debe existir 3 cuentas contables para poder ligar cada una a la oficina que corresponda. Esto va a aplicar en las cuentas que son no controladoras.
- Catálogo de Servicios/Productos: Cada producto o servicio que tenga registrado en una instancia con módulos contables debe de contar con una cuenta contable asignada. Si va a manejar centros de costos y va a existir más de una cuenta contable para el mismo servicio o producto, por ende, debe de existir más de un servicio o producto para ligar a la cuenta contable de cualquiera de las otras oficinas.
- Cancelar o Eliminar Cuentas Contables:
Para cancelar una cuenta de aplicación o registro (no importando su nivel) el sistema NO permitirá borrar la cuenta si esta cuenta con algún registro, tanto de cargo como de abono),
En este caso se procederá de la siguiente manera
- Crear dentro del catálogo contable una cuenta ¨PUENTE¨.
- Entrar dentro la opción ¨POLIZAS/TRASPASO DE CUENTAS¨, para indicarle al sistema que los movimientos de la cuenta contable que deseamos cancelar, se traspasen a la cuenta ¨PUENTE¨.
- Una vez que la cuenta de afectación o registro no tiene movimientos, se podrá a borrar dicha cuenta, siendo esta de nivel inferior a superior
- Crear dentro del catálogo contable la cuenta correcta y traspasarle los movimientos de la cuenta puente creada
- Borrar la cuenta puente
El nombre de la cuenta, como los datos de la misma se pueden editar, pero no se puede modificar la estructura de la cuenta.
El catalogo contable se puede generar en formato XML, para cumplir con la obligación de enviarse dicho catalogo al SAT. De igual forma se podrá visualizar en pantalla en imprimirse en impresora o en PDF o crear un formato en Excel.
● Contabilidad – Pólizas
El sistema de e-conta tiene como ventaja el poder generar de forma automática las pólizas contables. En el sistema, se puede visualizar 4 tipos de pólizas que se mencionan a continuación.
- Ingresos: Se genera al momento de registrar un movimiento en el apartado de Bancos – Ingresos.
- Egresos: Se genera al momento de registrar un movimiento en el apartado de Bancos – Egresos.
- Venta: Se genera al momento de validar una factura en el sistema.
- Diario: Este tipo de póliza se genera en distintos escenarios:
1-. Proveedores – Recepción de Facturas: Cuando se provisiona una factura del proveedor.
2-. Cancelar los registros: Cada que elimine el registro de un ingreso, egreso, una recepción de factura de proveedor o al cancelar una factura, el sistema va a generar de forma automática la póliza de diario de cancelación revertiendo los movimientos de la póliza original.
Nota: Es importante destacar que las pólizas de venta no se pueden eliminar, solo las de ingreso, egreso y de diario; pero lo ideal es que tampoco se eliminen estas, ya que lo correcto es eliminar el registro y así se genere la póliza de cancelación.
- Pólizas Contables: En el grid del apartado de pólizas se van a poder visualizar todos los registros capturados y en el cual puede encontrar el filtro de búsqueda. o ID: Es el número de registro automático generado por el propio sistema. o Numero de cuenta: Por el numero consecutivo de póliza correspondiente. o Tipo de Póliza: Filtrar por póliza de ingreso, egreso, venta o diario.
- Fecha: Momento en el que se generó la póliza contable. o Oficina: El registro para identificar a que oficina corresponde la póliza.
- Documento: Dato que el sistema lo
- Forma de Pago: Campo que se puede visualizar en exclusiva con los ingresos y egresos.
- Concepto: Información específica con la que se alimenta la póliza contable que se puede ubicar por el grid.
- Contabilidad – Reportes: El sistema de e-conta ofrece una cantidad variada de reportes contables en los cuales pueden revisar y consultar todos sus movimientos contables que se han generado conforme a los diversos registros hechos en el sistema. A continuación, las opciones que le ofrece el sistema:
- Libro Mayor: el sistema le permite generar el reporte seleccionando la oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar los movimientos conforme a cada una de las oficinas registradas. Otros filtros que se puede emplear para generar este reporte es estableciendo un periodo de fechas y el de poder indicar si quiere que se tomen todas las cuentas contables o solo las que tenga un saldo/movimiento. Este reporte se puede visualizar en su versión HTML y Excel. Este reporte le ayudará a determinar cuáles han sido todos sus gasto e ingresos junto con sus cuentas de balance y así determinar el saldo que le resta; viéndose reflejado todos los movimientos que haga la empresa.
- Balance General: el sistema le permite generar el balance general por oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar los movimientos conforme a cada una de las oficinas registradas. Otros filtros que menciona el sistema es el de poder generar el reporte para mostrar el anual y definiendo la fecha final en el cual queremos que nos muestre la información. Este reporte se puede visualizar en su versión HTML y Excel. El reporte le permitirá determinar cómo se ha desenvuelto el flujo efectivo durante el periodo determinado estableciendo como ha sido el desempeño financiero.
- Estado de Resultados: El sistema le permite generar el estado de resultados por oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar los movimientos conforme a cada una de las oficinas registradas. El reporte le permitirá determinar cómo ha sido el desempeño en cuanto a generar resultados positivos en su práctica.
- Balanza de Comprobación: El sistema le permite generar la balanza de comprobación por oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar los movimientos conforme a cada una de las oficinas registradas. Otros filtros que menciona el sistema es el de poder establecer un periodo de fechas, definir si se quiere generar con todas las cuentas o solo con las que tienen un saldo y movimiento dentro del periodo de fecha establecido y hasta que nivel se quiere visualizar las cuentas contables. El reporte lo puede generar bajo el formato de HTML, Excel y XML; este último siendo el requerido para cumplir con la contabilidad electrónica del SAT. Este reporte le permite determinar que los saldos deudores y acreedores sean iguales, buscando siempre transmitir la transparencia de los movimientos de la empresa o contribuyente.
- Libro de Diario: El sistema le permite generar el libro de diario por oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar los movimientos conforme a cada una de las oficinas registradas. Otros filtros que menciona el sistema es el de poder establecer un periodo de fechas. El reporte le permitirá llevar un registro del día de todas las transacciones económicas que se llevaron a cabo.
- Auxiliar Contable: El sistema le permite generar el auxiliar contable por oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar los movimientos conforme a cada una de las oficinas registradas. Otros filtros que menciona el sistema es el de poder establecer un periodo de fechas y si quiere buscar los movimientos de una cuenta contable controladora o no controladora.
- Reporte de Pólizas con Descuadre: El sistema le permite generar el reporte de pólizas con descuadre por oficina. Si su instancia cuenta con más de una oficina, podrá filtrar la información conforme a cada una de las oficinas registradas. El reporte le permitirá identificar las pólizas que se encuentran descuadradas, pólizas que no tengan un asiento contable o pólizas que tienen el asiento contable, pero sin la cuenta contable.
- Contabilidad – Conciliación de Pólizas de Venta:
El sistema de e-conta le ofrece una opción en el cual puede visualizar todas las pólizas de venta que ha generado en el sistema para poder conciliar. En la versión de impresión HTML, al final del reporte el sistema le permite generar las pólizas de venta que no hayan generado cuando se validó la factura. Es importante destacar que, si en su instancia primero empezó con la facturación y luego adquirió los módulos contables, dicha opción le va a generar las pólizas de venta anteriores a adquirir los módulos contables.
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