Introducción

El módulo de nómina del sistema de facturación y contabilidad electrónica de E-conta ha sido diseñado para facilitar el registro y la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina correspondientes a los empleados de su empresa. Este módulo permite ingresar la información detallada de cada empleado, así como sus percepciones, deducciones y otros pagos, para generar el recibo de nómina requerido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

A continuación, se describen las diferentes secciones y el uso del módulo de nómina, con referencia a las pantallas correspondientes. 

1 -. Módulo de Nómina – Opciones

Al acceder al módulo de nómina, se presentan tres apartados principales: 

(patrón), los empleados, las percepciones, las deducciones y otros pagos. 

2. Módulo de Nómina – Catálogos

La sección de catálogos permite la administración de la información fundamental para la emisión de los recibos de nómina. Incluye las siguientes opciones:

3. Nómina – Datos Complementarios del Emisor

En este apartado, se deben registrar los datos fiscales del emisor de los recibos de nómina 

(el patrón), los cuales son obligatorios para el timbrado.

Los campos requeridos son: 

∙ Clave Única de Registro de Población (CURP) del patrón. 

∙ Número de Registro Patronal (Registro Patronal) ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). 

∙ Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del patrón. 

Adicionalmente, se debe indicar si el patrón recibe algún tipo de apoyo nacional por parte de la coordinación fiscal para el pago de los recibos de nómina. 

4. Nómina – Catálogo de Empleados

El catálogo de empleados permite registrar la información de cada trabajador. Para agregar un nuevo empleado, acceda a este apartado y haga clic en el botón de "Agregar" (generalmente representado con un signo de más "+") ubicado debajo del filtro de búsqueda. Este procedimiento es similar para agregar registros en todos los demás apartados del módulo. 

• Nómina – Alta de Empleado

Al hacer clic en "Agregar", se abrirá una ventana con los campos necesarios para registrar la 

información del empleado que se incluirá en el recibo de nómina. Los campos marcados con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

Es importante recordar que, independientemente de los campos obligatorios en el sistema, el SAT 

establece regulaciones específicas sobre la información que deben contener los recibos de nómina 

al momento del timbrado. Asegúrese de contar con la información completa y correcta de cada empleado. 

5. Nómina – Catálogos de Percepciones

En esta sección, se registran los diferentes tipos de percepciones (ingresos) que pueden recibir los empleados.

Para cada percepción, se debe definir: 

∙ Clave: Un código interno (numérico, alfanumérico o ambos) para identificar la percepción dentro del sistema. 

∙ Concepto: La descripción que aparecerá en el recibo de nómina del empleado. 

∙ Tipo de Percepción: La clasificación de la percepción de acuerdo con el catálogo del SAT. 

El sistema mostrará una lista desplegable con los tipos definidos por la autoridad fiscal. Solo deben registrarse los tipos de percepciones que la empresa o el patrón realmente utilizan. 

6. Nómina – Deducciones

De manera similar al catálogo de percepciones, en este apartado se deben registrar todas las deducciones aplicables a los empleados. Esto incluye las deducciones obligatorias por ley, como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) retenido y las cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), así como cualquier otra deducción que la empresa o el patrón aplique, basándose en el catálogo proporcionado por el SAT. 

7. Nómina – Otros Pagos

El SAT también cuenta con un catálogo para registrar otros tipos de pagos que no se clasifican como percepciones y que se utilizan en situaciones específicas, como el "Subsidio al Empleo". 

Estos pagos se registran en esta sección siguiendo un proceso similar al de las percepciones y deducciones. 

8. Nómina – Recibos de Nómina

Este apartado es donde se genera el recibo de nómina individual para cada empleado. El proceso general es el siguiente: 

Captura de Datos Generales: Inicialmente, se deben completar los campos marcados con un asterisco (*), así como la serie que se asignará al recibo.

Los campos que aparecen en color gris se llenarán automáticamente con información previamente registrada o son valores predefinidos.

Guardar para Detalle: Tras completar la información general, haga clic en el botón "Grabar" o

similar para acceder a las pestañas donde se detallará la información del empleado, las percepciones, las deducciones y otros pagos.

8.1. Pestaña de RECEPTOR

En esta pestaña, se selecciona al empleado. Al hacerlo, se cargarán automáticamente los datos que fueron previamente registrados en el Catálogo de Empleados. Si necesita modificar algún dato del empleado, deberá regresar al Catálogo de Empleados, realizar la modificación y luego volver a seleccionar al empleado en el recibo de nómina.

8.2. Pestaña de PERCEPCION

En esta pestaña, se agregan los diferentes conceptos de percepciones que aplican al recibo de

nómina del empleado.

A la derecha, encontrará botones con iconos que representan diferentes funciones:

∙ Signo de Agregar (+): Permite añadir una nueva percepción al recibo.

∙ Lápiz: Permite editar la información de una percepción ya agregada.

∙ X: Permite eliminar una percepción del recibo.

Los demás campos que aparecen en esta pestaña están relacionados con tipos específicos de percepciones, como horas extras, pagos por separación, pagos por jubilación y otros conceptos que requieren información adicional al ser capturados.

8.3. Pestaña de DEDUCCIONES

En esta pestaña, se registran las deducciones que corresponden al empleado. Las deducciones obligatorias, como el ISR y las cuotas del IMSS, deben incluirse, así como cualquier otra deducción aplicable por políticas de la empresa. Al igual que en la pestaña de percepciones, se encuentran los botones para editar y eliminar registros.

8.4. Pestaña de OTRO PAGO

El funcionamiento de esta pestaña es similar a las de percepciones y deducciones en cuanto al registro y los botones para editar o eliminar registros. Adicionalmente, cuenta con botones específicos para la captura de datos relacionados con el "Subsidio al Empleo" y la"Compensación de Saldos a Favor".

En el caso del ̈Subsidio al empleado ̈, el SAT establece que siempre debe de ir registrado cuando le vaya a generar un recibo de nómina a un empleado con el régimen de sueldos y salarios. El importe puede ir en cero, no es necesario capturar un importe si no corresponde, pero siempre debe de ir registrado. Al registrar dicho concepto, tiene que llenar el apartado de ̈Subsidio al Empleado ̈ (Se señala el icono).

8.5. Pestaña de INCAPACIDAD

En esta sección, se registra si el empleado tuvo algún periodo de incapacidad, indicando los días de ausencia y el importe que recibirá por dicho periodo.

9. Generación y Gestión del Recibo de Nómina

Una vez que se ha completado el registro de toda la información del recibo de nómina, en la vista

principal de los recibos generados (grid de registros), podrá seleccionar el recibo y generar el timbrado ante el SAT.

Una vez que el SAT valide el recibo, aparecerán las opciones para:

∙ Imprimir el recibo en formato PDF.

∙ Descargar el archivo XML del CFDI de nómina.

∙ Enviar el recibo por correo electrónico al empleado.

∙ Cancelar el recibo de nómina (en caso de ser necesario y cumpliendo con las regulaciones del SAT).

Este manual proporciona una guía general para el uso del módulo de nómina de E-conta. Le recomendamos consultar la documentación adicional o contactar al soporte técnico de E-conta si tiene preguntas específicas sobre alguna funcionalidad o proceso.