En el sistema de e-conta, existe el módulo administrador donde se muestran varios apartados que tienen diferentes funciones importantes. Estas funciones influyen tanto en la información del funcionamiento de la página como en tu facturación.
· Administrador - Empresa
En este apartado, se captura toda la información relacionada con los datos fiscales del contribuyente que emite la factura. También, se incluyen algunas especificaciones sobre el estado de la factura e información adicional que se quiera mostrar en el PDF de la misma. Aquí te mostramos los siguientes apartados:
- Datos Generales: Aquí se suelen capturar los datos relacionados con el nombre de la empresa o de la persona física que factura en e-conta. También, se especifica el nombre coloquial y el nombre de la persona encargada de manejar el sistema de facturación.
En este último punto, es importante mantener actualizado el dato de la persona que tiene la responsabilidad, ya que será con quien nos comunicaremos para cualquier detalle relacionado con el manejo del sistema, acceso y para compartir información relacionada con la facturación.
- Datos Fiscales: Aquí se registra la información fiscal del contribuyente o persona moral que emite la factura, es decir, a nombre de quién está dada de alta la instancia y quién va a facturar. Los datos que debes capturar están relacionados con lo que tiene el emisor de las facturas en su Constancia de Situación Fiscal.
Hay unos campos que el SAT se encarga de consultar para poder validar una factura, estos son:
1-. En el campo de ¨Nombre o Razón Social¨, se debe registrar el nombre del emisor de las facturas exactamente como viene en la Constancia de Situación Fiscal, respetando mayúsculas, espacios, comas, comillas y caracteres.
2-. El campo de ¨Código Postal¨, ya que de igual forma, se debe registrar el que viene en la misma Constancia de Situación Fiscal.
3-. El campo de ¨RFC¨, que se refiere al Registro Federal del Contribuyente.
Nota: Si hay algún cambio en tus datos fiscales, es muy importante que generes de nuevo tu Constancia de Situación Fiscal, para que hagas el ajuste de lo modificado en este apartado del sistema. Además, necesitamos que nos envíes tu nueva constancia al correo cfd@globalpc.net para hacer los cambios en las facturas de tus servicios.
- Información Para Generación de Facturas Electrónicas: En este apartado, se registran principalmente los certificados de sello digital, que consisten en el archivo key., el archivo cer. y la contraseña del sello. El certificado del sello digital tiene una vigencia de 4 años, y es muy importante que antes de que se venza, tramites uno nuevo.
Nota: Cuando hayas tramitado un certificado nuevo porque ya se venció el que tenías registrado o está por vencer, tienes que enviárnoslo por correo al mail soporte@econta.mx. Debes incluir el archivo key, cer y la contraseña en una carpeta comprimida Win Zip. Con esta información, nosotros nos encargamos de registrarlo. Es muy importante que el archivo key y cer coincidan con la contraseña que nos envíes.
El SAT se encarga de validar esta información cuando intentes generar tu factura, nota de crédito y complemento de pago. Si por alguna razón te marca error en el ¨PASSWORD DEL ARCHIVO DIGITAL¨, el sistema indica que la contraseña de tu sello no corresponde y hay que revisar cuál es la correcta consultando con el área de soporte de e-conta.
Otros datos importantes de este apartado son que se configura que, al momento de cancelar una factura en el sistema, este haga el proceso por medio del SAT y se cancele también en su portal. El campo para identificar esta configuración en el sistema se llama ¨Cancelar en el SAT¨.
Si dice que SI, es porque se hace el proceso respetando los requisitos del SAT.
Si dice que NO, es porque no se está haciendo la consulta con el SAT y solo se cancela la factura en el sistema de e-conta.
Si quieres hacer un ajuste en este apartado, debes consultarlo con el departamento de soporte de e-conta.
Además de estos dos elementos, existen otros apartados para configurar la información que sale en el PDF de la factura, como los datos de la razón social, domicilio fiscal, el color de los márgenes y demás información.
- Periodos Contables: Este apartado no tiene una función en el sistema y es exclusivamente informativo, no es necesario capturar información.
- Dominios y Logos: En este apartado, puedes capturar un dominio o página de internet que sirva para promocionar un negocio o local, y que aparezcan los datos en el PDF de la factura. El sistema también permite capturar un logotipo para que aparezca en el mismo PDF de la factura.
Nota: Si deseas cargar un logotipo, tienes dos opciones:
1-. Enviar tu logotipo al departamento de soporte de e-conta al correo soporte@econta.mx.
2-. Si quieres cargar el logotipo por tu cuenta, el sistema solo permite documentos jpg y debes asegurarte de que el archivo no sea muy pesado o la imagen del logo sea muy grande. Una vez que hayas cargado el archivo, debes definir lo Alto (campo Logo H) y lo Ancho (campo Logo W). En lo alto, puedes manejar márgenes de 25 a 35, mientras que en lo ancho puede ser de 38 a 62 el margen a capturar.
También, se anexa este video que te explica cómo se hace el procedimiento de cargar un logotipo en tu instancia de e-conta: https://www.youtube.com/watch?v=pMO_np7Ubmo
- Enlaces: Apartado informativo que solo te permite registrar más páginas relacionadas con tu negocio o servicios que prestas.
- Configuración de Envíos de Correo Electrónico: En este apartado, se captura el correo electrónico donde te gustaría que tus clientes respondieran los correos de sus facturas, notas de crédito y complementos de pago. Es importante destacar que cuando envías por correo uno de estos 3 documentos, la información sale de un correo exclusivo de e-conta. Por lo tanto, si tu cliente genera una respuesta a dicho correo, se va a dirigir al mail que tienes capturado en este apartado.
- Configuración de Expediente Electrónico: Este apartado es exclusivo para las instancias de Agencia Aduanal y va relacionado con el servicio de ligar tu factura al expediente electrónico que tienen en el sistema de tráfico de GlobalPC Net. Si necesitas más información de este apartado, por favor comunícate con el área de soporte de e-conta al mail soporte@econta.mx o al tel. 8677191925.
2-. Administrador- Regímenes
En este apartado, se define el régimen fiscal en el que se encuentra el emisor de la factura y que aparecerá en cada una de tus facturas. Según el tipo de RFC capturado en el apartado Administrador-Empresa, es decir, si es un RFC de una persona física o moral, el sistema te mostrará la lista de opciones de tipos de régimen basado en el catálogo del SAT de regímenes fiscales.
El contribuyente o la persona moral puede tener más de un régimen fiscal, y si utilizas ambos para facturar, estos deben ser capturados. El sistema tiene como requisito determinar cuál es el régimen que se va a definir por default, ya que como es un requisito importante para poder emitir la factura, el que ha sido seleccionado como tal aparecerá en tu factura de forma automática. Por eso es importante siempre revisar que se está capturando en la factura si tienes más de un régimen fiscal.
3-. Administrador – Usuario
En este apartado, se van a registrar todos los usuarios que van a tener acceso al sistema de e-conta dependiendo de tu plan de contratación. Si la instancia tiene contratado el plan A, solo puede tener un usuario registrado. Si tiene contratado del plan B al D, tiene la opción de registrar hasta 5 usuarios, mientras que el plan E y F les permite registrar hasta 25 usuarios o de forma ilimitada, respectivamente.
Los datos que se requieren para registrar a un usuario son el correo electrónico, la contraseña de acceso, el nombre del usuario y el tipo de usuario. Para registrar a un usuario nuevo, el administrador de la instancia lo puede capturar por su cuenta desde la misma instancia de e-conta o puede pedir el apoyo al área de soporte de e-conta proporcionando los datos previamente mencionados.
Existen dos tipos de usuario que se describirán a continuación:
- Administrador: Es el usuario que tiene acceso a todos los módulos de e-conta, con funciones específicas como agregar a otros usuarios, ver la información de todas las oficinas (si manejas el centro de costos), crear roles de usuarios, determinar quiénes tienen acceso al módulo de nómina (si se tiene contratado) y puede hacer el cierre del mes.
- Usuario: Este tipo de usuario por default no tiene la opción de consultar el catálogo de cuentas (si se tiene contratado los módulos contables) ni tener acceso al módulo de nómina (si se tiene contratado el módulo) puede ver la información de una sola oficina (si se manejan los centros de costos) y no puede.
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