A veces, necesitas devolverle dinero a un cliente. ¡No te preocupes! El proceso en el sistema es muy sencillo. Sigue estos pasos para hacerlo de forma correcta y mantener tus cuentas claras. 

Paso 1: ¡Primero lo primero! Revisa el abono del cliente

Antes de devolver cualquier dinero, es súper importante que te asegures de que el abono que quieres regresar esté disponible. Si ese dinero ya se usó para pagar otra factura (es decir, si ya está "aplicado"), no podrás hacer la devolución. 

 ◦ En la sección "Aplicaciones", verás los abonos que ya fueron usados para pagar cargos. 

 ◦ En la sección "Agregar", encontrarás los abonos y cargos que están libres o pendientes de aplicarse. 

Paso 2: Genera el egreso (la salida de dinero)

Ahora vamos a registrar la salida del dinero de tu cuenta de banco. Esto creará un "cargo" en el estado de cuenta del cliente para después poder saldarlo con el abono que ya tenías. 

 ◦ Cuenta bancaria y Fecha: Elige de qué cuenta saldrá el dinero y en qué fecha se hará el movimiento. 

 ◦ Tipo de egreso: Aquí, selecciona la opción "Devolución a clientes". Esto es clave, ya que el sistema entenderá que debe crear un cargo en el estado de cuenta del cliente. 

 ◦ Oficina: Asegúrate de que la oficina que selecciones sea la misma en la que se registró el abono original que vas a devolver. 

 ◦ Cliente: Elige el cliente al que le estás haciendo la devolución. 

 ◦ Referencia y Comentarios: Estos campos son opcionales, pero te pueden servir para llevar un mejor control. 

Paso 3: Revisa el estado de cuenta del cliente

Después de crear el egreso, es buena idea verificar que todo se haya registrado correctamente en la cuenta de tu cliente. 

Paso 4: Aplica el abono al nuevo cargo (¡el paso final!)

Ya casi terminamos. Ahora solo falta "cruzar" el abono que tenía el cliente con el nuevo cargo que generaste con la devolución. A esto le llamamos "aplicar".

Si vuelves a revisar el estado de cuenta de tu cliente, verás que tanto el registro de la devolución como el abono original ya aparecen como "Aplicados". Incluso podrás ver los detalles de con qué movimiento se cruzó cada uno, para tener toda la información a la mano. 

A continuación, se presenta el manual estandarizado para la funcionalidad de Devolución a Clientes, procesado a partir de la información proporcionada. 

1. Objetivo del módulo 

Este proceso permite registrar de manera correcta el retorno de fondos a un cliente. Su propósito es generar el egreso administrativo, asegurar que el movimiento contable sea preciso y mantener el estado de cuenta del cliente actualizado al "cruzar" el saldo a favor existente con la salida de dinero real.

2. Ubicación dentro del sistema 

    Para este proceso se utilizan dos rutas principales: 

Paso 1: Verificación de disponibilidad del abono 

Antes de iniciar el trámite, acceda al módulo de Clientes > Cartera y seleccione al cliente correspondiente⁵. Diríjase a la pestaña "Aplicaciones" y verifique en la sección "Agregar" que el abono que desea reintegrar se encuentre listado y no haya sido utilizado previamente para pagar otras facturas. Si el dinero aparece como "aplicado", el sistema no permitirá realizar la devolución hasta que se desaplique el movimiento original⁷. 

Paso 2: Registro del Egreso Bancario 

Navegue al módulo Bancos > Egresos y haga clic en el botón "Agregar" para iniciar el registro del movimiento⁸. Complete los campos requeridos de la siguiente manera:

Paso 3: Aplicación contable (Cierre) 

Regrese al módulo Clientes > Cartera, busque al cliente y entre nuevamente a la pestaña 

"Aplicaciones. En la sección "Agregar", ahora aparecerán dos registros: el abono original 

(saldo a favor) y el nuevo cargo por devolución (salida de dinero). Seleccione ambos registros y haga clic en "Grabar" o "Guardar" para "cruzar" los movimientos. Esto saldará ambas partidas en el estado de cuenta.

4. Consideraciones importantes 

5. Impacto funcional

6. Errores comunes o advertencias del sistema 

7. Ejemplo práctico 

Escenario: El cliente "Servicios Aduanales S.A." realizó un anticipo de $5,000 MXN el mes pasado, pero la operación se canceló y solicita su dinero de vuelta. 

Pasos a seguir: 

Resultado y Verificación: Al consultar el estado de cuenta del cliente, ambos movimientos aparecen con estatus "Aplicado", dejando el saldo del cliente en cero y reflejando la salida de dinero en bancos. 

8. Preguntas frecuentes (FAQ) 

¿Puedo devolver dinero si el abono ya se aplicó a una factura? No. El dinero debe estar libre (sin aplicar) para poder realizar el proceso de devolución. 

¿Por qué es necesario el paso de "Aplicar" si ya hice el egreso en Bancos? Porque el egreso crea el movimiento de salida, pero la "Aplicación" es lo que administrativamente vincula ese egreso con el saldo a favor original, limpiando así el estado de cuenta del cliente. 

¿Qué pasa si me equivoco de oficina al hacer el egreso? Es posible que el sistema no te permita ver o cruzar el abono con el cargo, ya que deben pertenecer a la misma entidad administrativa para su conciliación.