Este manual describe el proceso para generar pólizas contables (de diario y de ajuste) dentro del módulo de contabilidad del sistema en la nube, basado en los procedimientos de soporte para estudiantes del Tecnológico de Monterrey.
1. Acceso al Módulo
Para comenzar, diríjase al módulo de contabilidad y seleccione la sección de pólizas. Al ingresar, visualizará una cuadrícula (grid) con los datos de las pólizas a registrar, incluyendo número, tipo, fecha, oficina y número de documento (que corresponde al número de transacción).
2. Creación de una Nueva Póliza
Para iniciar un registro nuevo, siga estos pasos:
- Iniciar registro: Haga clic en la opción Agregar para abrir el apartado de captura.
- Definir Fecha: Ingrese la fecha deseada para la póliza en el campo correspondiente.
- Seleccionar Tipo: Determine el tipo de póliza; para este proceso, solamente puede ser de diario.
- Número de Documento: En el campo "Documento", capture solamente el número de la transacción que registrará.
- Seleccionar Oficina: Elija la oficina correspondiente.
- Observaciones: Utilice este campo para capturar información que especifique o complemente el movimiento contable.
- Guardar encabezado: Seleccione la opción Grabar. Esto habilitará el apartado inferior para agregar las cuentas contables.
3. Registro de Asientos Contables
Una vez guardados los datos generales, proceda a capturar los movimientos:
- Agregar cuenta: Seleccione la opción Agregar.
- Buscar cuenta: En el campo de cuenta contable, escriba el número o el nombre; el sistema mostrará el registro y deberá seleccionar la correspondiente.
- Datos informativos: Puede llenar los campos de Referencia y Concepto para complementar el asiento.
- Montos: En la parte inferior, capture el importe en los campos de Cargo y Abono según corresponda.
- Guardar asiento: Al dar clic en grabar, el sistema deja disponibles los campos capturados para continuar registrando las siguientes cuentas necesarias para completar la póliza.
4. Finalización y Validación
Al terminar de capturar todos los asientos contables:
- Cerrar: Haga clic en Cerrar. El sistema lo llevará al apartado donde podrá confirmar que la póliza se haya grabado.
- Edición: Desde este apartado es posible editar el asiento contable o eliminarlo.
- Regla de Oro: Es indispensable asegurarse de que la póliza esté cuadrada; de lo contrario, el sistema no le permitirá salir ni continuar usándolo tras el registro.
- Verificación: Puede usar el filtro de búsqueda para confirmar que las pólizas capturadas ya están registradas.
5. Pólizas de Ajuste
El proceso para una póliza de ajuste es similar al anterior, con una diferencia clave en la identificación:
- Diríjase a Agregar y defina fecha y tipo de póliza.
- Diferencia en Documento: En el campo de número de documento, agregue el número seguido de una letra para especificar que corresponde a un movimiento de ajuste.
- Dé clic en Grabar para habilitar la captura de asientos contables en la parte inferior y proceda igual que en una póliza normal.
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