1. Objetivo del módulo
El módulo de Registro de Oficinas permite dar de alta y administrar las distintas sedes físicas vinculadas a una misma razón social. Su propósito es segmentar la operación administrativa y financiera, facilitando el control de las operaciones contables por ubicación. Para empresas con el módulo de Contabilidad activo, cada oficina funciona como un centro de costos independiente.
2. Ubicación dentro del sistema
Administrador > Oficinas
3. Proceso paso a paso
- Acceda al módulo: Inicie sesión con un usuario que posea permisos de administración y diríjase a la ruta mencionada en el punto anterior.
- Inicie el registro: Visualice el listado de oficinas existentes y haga clic en el botón con el icono de (+) ubicado en la parte superior derecha del grid de datos.
- Capture la información general: Ingrese el nombre identificable de la oficina y su domicilio completo. Asegúrese de que los datos coincidan con sus registros internos de operación.
- Configure parámetros fiscales y de facturación: Seleccione el IVA a facturar por defecto para esta oficina. En el campo Serie, asigne la letra o conjunto de caracteres que identificará de forma predeterminada a las facturas generadas desde esta ubicación.
- Finalizar el proceso: Verifique que todos los campos obligatorios contengan información precisa y haga clic en el botón GRABAR para guardar los cambios en la base de datos.
4. Consideraciones importantes
- Gestión de IVA: Aunque se define un IVA por oficina para fines de configuración inicial, el sistema prioriza actualmente el impuesto definido a nivel de producto o servicio al momento de generar un CFDI.
- Agentes Aduanales: Si utiliza el Sistema de Tráfico de Global PCNet, se recomienda que los nombres y claves de las oficinas coincidan exactamente con las configuradas en dicho sistema para garantizar la correcta importación de referencias.
5. Impacto funcional
Este módulo afecta directamente a:
- Facturación: Determina la serie predeterminada y el origen de los comprobantes.
- Tráfico (Integración): Afecta la sincronización de datos cuando se importan operaciones de sistemas externos de Global PCNet.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
- Problema:El sistema no permite grabar la oficina.
- Verificación: Asegúrese de que el campo "Nombre" no esté vacío y que no exista otra oficina con el mismo nombre, ya que el sistema requiere identificadores únicos.
- Problema:Al facturar, no aparece la serie configurada en la oficina.
- Solución: Verifique en el catálogo de Series que la serie asignada esté activa y correctamente vinculada al tipo de documento que desea expedir.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario
La empresa "Servicios Logísticos S.A." desea aperturar una nueva sucursal en el puerto de Veracruz para separar sus gastos e ingresos de la oficina matriz en Ciudad de México.
Pasos a seguir
- El administrador ingresa a Administrador > Oficinas.
- Hace clic en el botón (+).
- En el nombre escribe "Sucursal Veracruz" y llena los datos de dirección correspondientes.
- En el campo IVA selecciona "16%" y en Serie escribe "VER".
- Hace clic en GRABAR.
Resultado y Verificación
El sistema mostrará la nueva oficina "Sucursal Veracruz" en el listado principal. Al momento de generar una nueva factura, el usuario podrá seleccionar esta oficina y el sistema sugerirá automáticamente la serie "VER".
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Puedo eliminar una oficina que ya tiene movimientos? No se recomienda eliminar oficinas con historial contable o de facturación. En su lugar, consulte las opciones de desactivación para mantener la integridad de los reportes históricos.
- ¿Es obligatorio que cada oficina tenga una serie de facturación distinta? No es obligatorio, pero es altamente recomendable para mantener un orden administrativo y facilitar la identificación de ingresos por zona geográfica.
- ¿Si cambio el IVA en el registro de la oficina, se actualizan mis productos? No. El IVA configurado en la oficina es un valor sugerido, pero prevalece la configuración individual de cada producto o servicio en el catálogo correspondiente.
¿Le fue útil este artículo?
¡Qué bueno!
Gracias por sus comentarios
¡Sentimos mucho no haber sido de ayuda!
Gracias por sus comentarios
Comentarios enviados
Agradecemos su iniciativa, e intentaremos corregir el artículo