Generación de una Factura Electrónica

1. Objetivo del módulo

Este módulo permite la captura, gestión y timbrado de Comprobantes Fiscales Digitales por

Internet (CFDI). Su propósito es centralizar la emisión de facturas y notas de crédito,

asegurando el cumplimiento de las reglas de negocio del SAT mediante la integración de

catálogos que minimizan errores de captura y optimizan los tiempos de operación. Está

dirigido a personal administrativo, contable y agentes aduanales.

2. Ubicación dentro del sistema

Menú Principal > FACTURACION > FACTURAS

3. Proceso paso a paso

Fase A: Apertura y Datos Generales

1. Inicie el proceso haciendo clic en el botón AGREGAR (identificado con el signo +)

ubicado en la parte superior del listado de facturas.

2. Seleccione el cliente desde el listado desplegable (pick list). Al elegirlo, el sistema

precargará automáticamente su información fiscal.

3. Complete los campos de la sección DATOS GENERALES utilizando la tecla TAB

para desplazarse; esto garantiza que el sistema dispare las validaciones

automáticas y cargue correctamente la información de los catálogos.

4. Defina los parámetros fiscales de la operación:

○ Tipo: Seleccione si emitirá una "Factura" o "Nota de Crédito".

○ Serie y Oficina: Elija el prefijo correspondiente y la sucursal emisora.

○ Método de Pago: Seleccione PUE (Pago en una sola exhibición) si el pago

se recibe al momento o en el mismo mes; seleccione PPD (Pago en

parcialidades o diferido) si el pago es a crédito.

○ Moneda: Si selecciona una divisa distinta al Peso Mexicano, ingrese el valor

en el campo Tipo de Cambio.

5. Configure los DATOS DEL COMPROBANTE GLOBAL únicamente si la factura es

para "Venta al Público en General", especificando periodicidad, mes y año.

6. Haga clic en el botón GRABAR para salvar el encabezado del documento. Al

realizar esta acción, se habilitará la sección inferior para el registro de conceptos.

Fase B: Registro de Productos y Servicios

7. Agregue un nuevo concepto haciendo clic en el signo + ubicado en el extremo

derecho de la sección Productos y Servicios.

8. Localice el concepto en el campo Producto/Servicio escribiendo la clave o el

nombre. Use TAB para que el sistema traiga la Unidad de Medida, Clave SAT y

Objeto de Impuesto desde el catálogo.

9. Ajuste los valores comerciales si es necesario, editando el Precio Unitario y la

Cantidad.

10. Ingrese información específica si aplica:

○ Información Aduanera: Capture los datos del pedimento si es una venta de

productos importados.

○ Cuenta Predial: Obligatorio para servicios de arrendamiento de inmuebles.

○ Impuestos adicionales: Especifique porcentajes de IVA o IEPS según la

naturaleza del producto.

11. Haga clic en GRABAR para añadir el concepto a la factura. Puede repetir este

proceso para incluir múltiples partidas.

Fase C: Totales, Revisión y Timbrado

12. Aplique descuentos o retenciones en la sección de totales. En Retención IVA,

ingrese valores permitidos como 66 (para 2/3 partes) o 4.

13. Genere una VISTA PREVIA haciendo clic en el botón homónimo para descargar un

borrador. Verifique que todos los datos sean correctos, ya que una factura timbrada

no puede ser editada.

14. Haga clic en GRABAR para consolidar el documento final.

15. Ejecute el timbrado fiscal haciendo clic en el icono GENERAR CFDI (ubicado a la

izquierda del registro en el listado principal).

16. Confirme la acción haciendo clic en SI en el mensaje de validación. El sistema

procederá a obtener el sello digital del SAT y generará automáticamente la póliza

contable de ventas (si el módulo de contabilidad está activo).

4. Consideraciones importantes

● Consistencia de Datos: Si detecta un error en el RFC o domicilio del cliente, debe

corregirlo directamente en el Catálogo de Clientes. Posteriormente, vuelva a la

factura y recargue al cliente para actualizar los datos.

● Regla PPD: Si utiliza el método de pago PPD, la Forma de Pago debe establecerse

obligatoriamente como 99 - Por definir. Estas facturas requerirán posteriormente un

Complemento de Recepción de Pagos.

● Edición: Solo se pueden editar facturas que no hayan sido timbradas. Una vez

generado el CFDI, cualquier corrección requiere la cancelación del folio ante el SAT.

5. Impacto funcional

● Inventarios: La facturación de productos afecta existencias (si aplica).

● Contabilidad: Genera una póliza de ventas automática en el módulo de

Contabilidad.

● Cuentas por Cobrar: Crea un saldo pendiente en el estado de cuenta del cliente si

se utiliza el método PPD.

6. Errores comunes o advertencias del sistema

● Problema: El sistema no carga la Clave SAT o Unidad de Medida.

○ Verificación: Asegúrese de usar la tecla TAB al seleccionar el producto. Si el

error persiste, verifique que el concepto tenga estos datos asignados en el Catálogo de Productos y Servicios.

● Problema: "La forma de pago debe ser Por Definir".

○ Solución: Cambie la forma de pago a la clave 99 porque el método de pago

seleccionado es PPD.

● Problema: El icono del sobre muestra una X roja.

○ Verificación: El cliente no tiene un correo electrónico configurado en su

catálogo. Debe ingresarlo para poder enviar la factura por email.

7. Ejemplo práctico (descriptivo)

Escenario

La empresa "Distribuidora Aduanal S.A." necesita facturar 10 laptops a un cliente a crédito.

Pasos a seguir

1. Encabezado: El usuario accede a Facturas, selecciona al cliente "Tech Solutions" y

elige PPD como método de pago y 99 (Por definir) como forma de pago.

2. Conceptos: Agrega una partida, busca "Laptop Modelo X", ingresa cantidad "10" y

verifica que el precio unitario sea de $15,000. Confirma que el objeto de impuesto

sea "02 - Sí objeto de impuesto".

3. Finalización: Graba la factura, revisa la vista previa en PDF para validar montos e impuestos, y finalmente hace clic en GENERAR CFDI.

Resultado y Verificación

El sistema muestra un mensaje de éxito y habilita los iconos de PDF y XML. En el listado, el

registro ahora cuenta con un folio fiscal (UUID) asignado.

8. Preguntas frecuentes (FAQ)

● ¿Puedo editar una factura que ya timbré?

No. Una vez timbrada, la factura tiene validez legal ante el SAT y no es editable.

Debe cancelarla y generar una nueva (usando la función de copiar si lo desea).

● ¿Por qué no aparece el botón de Generar CFDI?

Asegúrese de haber hecho clic en el botón GRABAR al final de la captura de los

datos generales. El sistema requiere que el documento esté guardado localmente

antes de intentar el timbrado.

● ¿Cómo envío la factura por correo a varios contactos?

En el catálogo de clientes, puede agregar múltiples correos separados por punto y

coma (;) para que el sistema los detecte al presionar el icono del sobre.

9. Glosario

● CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet (Factura electrónica).

● PUE: Pago en una sola Exhibición.

● PPD: Pago en Parcialidades o Diferido.

● Timbrado: Proceso de certificación de un CFDI por un PAC (Proveedor Autorizado

de Certificación) para darle validez ante el SAT.

● UUID: Folio fiscal único que identifica un comprobante ante el SAT.