1. Objetivo del módulo
Este módulo permite centralizar y gestionar la información fiscal, comercial y de contacto de los receptores de comprobantes fiscales. Su propósito es automatizar la generación de facturas y complementos de pago, evitando la recaptura de datos y asegurando el cumplimiento de los requisitos de timbrado vigentes del SAT. Está dirigido al personal administrativo y contable de la empresa.
2. Ubicación dentro del sistema
Menú Principal > Catálogos > Clientes
3. Proceso paso a paso
- Acceda al catálogo de clientes: Diríjase a la ruta mencionada anteriormente para visualizar el listado general de registros existentes.
- Inicie un nuevo registro: Haga clic en el botón con el signo de (+) ubicado en la parte superior derecha de la cuadrícula (grid) para desplegar el formulario de captura.
- Asigne la identificación del cliente: Ingrese en el campo Clave un código alfanumérico único (consecutivo o clave interna) que identificará al cliente; verifique que no haya sido utilizado previamente, ya que el sistema no permite duplicidad.
- Defina el tipo de contribuyente: Seleccione en el menú desplegable (picklist) si el cliente es una Persona Física o Persona Moral.
- Establezca el régimen fiscal: Elija la opción correspondiente en el campo Régimen Fiscal. Note que las opciones mostradas se filtrarán automáticamente con base en el tipo de persona seleccionada en el paso anterior.
- Capture los Datos Fiscales:Ingrese la información del cliente respetando estrictamente los datos de la Constancia de Situación Fiscal vigente:
- Razón Social: Escriba el nombre en mayúsculas, omitiendo el régimen capital (por ejemplo, no incluya "S.A. de C.V." o "S.C.").
- RFC: Capture los 12 o 13 caracteres según corresponda.
- Domicilio: Complete los campos Calle, No. Exterior, No. Interior, Colonia, Código Postal, País, Estado, Municipio y Localidad.
- Configure las Opciones de Facturación Electrónica:
- Uso de CFDI: Seleccione el uso predeterminado que el cliente suele dar a sus facturas.
- Incluir Domicilio en el PDF: Valide que la opción esté en Si para que la dirección aparezca en la representación impresa.
- Mostrar totales en todas las páginas: Verifique que esté marcado como Si según la preferencia de visualización requerida.
- Registre los Datos para Comprobante de Pago: Ingrese en los campos correspondientes la información bancaria del ordenante (cliente) y del beneficiario (su empresa) para que estos datos se precarguen automáticamente al generar complementos de recepción de pagos.
- Configure la recepción de facturas: Localice la sección Contacto de Recepción de Facturas Electrónicas e ingrese las direcciones en el campo Cuentas de correo automatizadas. En caso de requerir múltiples destinatarios, sepárelos exclusivamente con coma (,) o punto y coma (;).
- Añada información de enlace: Complete de forma opcional la sección Contacto Directo con el nombre y datos de la persona de contacto en la empresa del cliente.
- Finalice el registro: Haga clic en el botón GRABAR para guardar la información y habilitar al cliente para su uso en facturación.
4. Consideraciones importantes
- Nombres de Personas Morales: Siguiendo las reglas del CFDI 4.0, la Razón Social no debe incluir la denominación de capital (ej. S.A. de C.V.).
- Unicidad de Claves: El sistema valida que la Clave del cliente no exista previamente en la base de datos.
- Coincidencia con el SAT: Cualquier discrepancia entre el Código Postal o la Razón Social registrada y los datos en los servidores del SAT impedirá el timbrado exitoso de documentos.
5. Impacto funcional
- Módulo de Facturación: Los datos capturados aquí alimentarán automáticamente los campos del receptor al generar un CFDI.
- Complementos de Pago: La configuración bancaria impacta directamente en la agilidad para emitir Recibos Electrónicos de Pago (REP).
- Envío Automatizado: Las cuentas de correo configuradas serán el destino predeterminado para el envío de archivos XML y PDF.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
- Problema:El sistema no permite grabar porque la clave ya existe.
- Verificación: Busque en el grid principal si ya existe un cliente con ese mismo identificador.
- Problema:Error de validación en la Razón Social al intentar timbrar.
- Solución: Asegúrese de que el nombre esté en mayúsculas y haya eliminado el régimen capital (S.A. de C.V., etc.).
- Problema:El régimen fiscal no aparece en la lista.
- Verificación: Confirme que seleccionó correctamente si es Persona Física o Moral, ya que el catálogo de regímenes depende de esta selección.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario
Se requiere dar de alta a un nuevo cliente corporativo llamado "Distribuidora de Insumos del Norte S.A. de C.V." para emitirle su primera factura de servicios.
Pasos a seguir
- Ingresar a Catálogos > Clientes y pulsar (+).
- Asignar la clave CL-500.
- Seleccionar Persona Moral y elegir el régimen 601 - General de Ley Personas Morales.
- En Razón Social, capturar únicamente: DISTRIBUIDORA DE INSUMOS DEL NORTE.
- Capturar el RFC, Código Postal y demás datos domiciliarios según su constancia fiscal.
- En el área de correos, ingresar pagos@insumosnorte.com; compras@insumosnorte.com.
- Hacer clic en GRABAR.
Resultado y Verificación
El sistema mostrará un mensaje de confirmación de guardado exitoso y el cliente "DISTRIBUIDORA DE INSUMOS DEL NORTE" aparecerá ahora disponible en el buscador del módulo de Facturación.
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Cómo agrego varios correos para que reciban la factura?
Debe escribirlos en el campo "Cuentas de correo automatizadas" separados por una coma (,) o un punto y coma (;).
- ¿Por qué no debo poner el S.A. de C.V. en la Razón Social?
Debido a las validaciones del anexo 20 para CFDI 4.0, el SAT requiere que el nombre se registre exactamente como está en el campo "Nombre" de la constancia, el cual no incluye el régimen capital.
- ¿Puedo cambiar la clave de un cliente una vez creado?
No, la clave es el identificador único en la base de datos. Si requiere una clave distinta, deberá crear un registro nuevo (consulte con soporte sobre la desactivación del anterior).
9. Glosario
- CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet.
- Grid: Cuadrícula o tabla donde se visualizan los registros existentes en el sistema. ● Picklist: Menú desplegable que contiene opciones predefinidas para seleccionar.
- Régimen Capital: Tipo de sociedad mercantil (ej. S.A. de C.V., S. de R.L.) que se añade legalmente al nombre de una empresa.
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