1. Objetivo del módulo
Este módulo permite la administración centralizada de los servicios que la empresa ofrece. Su propósito es registrar la información técnica, fiscal y contable de cada servicio una sola vez para evitar la recaptura de datos durante el proceso de facturación. Está dirigido al personal administrativo, contable y agentes aduanales encargados de la emisión de comprobantes fiscales.
2. Ubicación dentro del sistema
Acceda a través de la ruta: Menú > Catálogos > Servicios.
3. Proceso paso a paso
- Inicie el registro: En el grid principal del módulo de Servicios, haga clic en el botón con el signo de (+) ubicado en la parte superior derecha para abrir el formulario de captura.
- Defina la identificación del servicio: Ingrese una clave alfanumérica única en el campo Clave. Verifique que no haya sido utilizada previamente, ya que el sistema no permite duplicidad de claves.
- Describa el concepto: Escriba en el campo Concepto la descripción detallada que aparecerá impresa en la factura para representar el servicio realizado.
- Seleccione el Tipo de Servicio: Despliegue el menú de Tipo de Servicio. Si su empresa es del giro de Productos y Servicios generales, seleccione "No Aplica
- Configure aplicaciones especiales:
○ Marque la casilla Aplica para Nota de Crédito si este servicio se utilizará exclusivamente en documentos de egreso.
○ Marque la casilla Retención 4% IVA por Flete si el servicio requiere por ley la retención de este impuesto.
- Añada información complementaria: Ingrese en el campo Comentarios en factura cualquier texto adicional que deba visualizarse en el PDF de la factura (esta información no se incluirá en el archivo XML).
- Asigne la vinculación contable: Si cuenta con los módulos contables activos, capture el No. de Cuenta Contable correspondiente para asegurar la correcta generación de pólizas automáticas.
- Establezca la Unidad de Medida: * Si conoce la clave, escríbala directamente en el campo en blanco.
○ En caso contrario, haga clic en el botón de búsqueda situado a la derecha del campo. En la ventana emergente, utilice los filtros del grid para localizar la unidad y haga clic en el botón de Clip del renglón correspondiente para cargarla.
9. Asigne la Clave SAT:
○ Ingrese la clave de producto/servicio del catálogo del SAT directamente o haga clic en el botón de búsqueda a la derecha del campo.
○ Filtre la clave necesaria en el catálogo desplegado y selecciónela presionando el botón de Clip.
10. Finalice el guardado: Una vez completados todos los campos obligatorios y verificada la información, haga clic en el botón GRABAR para dar de alta el servicio en el sistema.
4. Consideraciones importantes
- Claves Únicas: El sistema valida que la Clave del servicio sea única. No podrá guardar un registro si la clave ya existe en el catálogo.
- Permisos: Se requiere perfil de "Administrador de Catálogos" o permisos de escritura en el módulo de Servicios.
- Diferenciación XML/PDF: Los datos en el campo "Comentarios en factura" son de carácter informativo para el receptor y no afectan la estructura fiscal del XML.
5. Impacto funcional
Este módulo impacta directamente en:
- Facturación: Determina los datos predeterminados, impuestos y retenciones al seleccionar el servicio.
- Contabilidad: Define el destino contable en las pólizas de ingresos o egresos.
- Notas de Crédito: Filtra los servicios disponibles si se marcó la opción específica para estos documentos.
6. Errores comunes o advertencias del sistema
● Problema: El sistema muestra un mensaje indicando que la clave ya existe.
○ Verificación: Revise el grid de servicios para confirmar si la clave ya fue registrada previamente o intente con una variante alfanumérica distinta.
● Problema: No aparece el botón de "Clip" para seleccionar la Unidad de Medida o Clave SAT.
○ Solución: Asegúrese de haber realizado una búsqueda previa en los filtros superiores para que el grid despliegue los resultados disponibles.
7. Ejemplo práctico (descriptivo)
Escenario
Una agencia aduanal necesita registrar el servicio de "Honorarios por Despacho" que siempre lleva una cuenta contable específica y comentarios fijos sobre la legislación aplicable.
Pasos a seguir
- Ingresa a Catálogos > Servicios y presiona (+).
- Define la clave como HON-01.
- En Concepto escribe: "Honorarios por trámites de despacho aduanal".
- En Tipo de Servicio selecciona "Gasto No Comprobado".
- En Comentarios en factura redacta la cláusula legal correspondiente.
- Busca y selecciona la Unidad de Medida E48 (Unidad de servicio) y la Clave SAT 80141607.
- Presiona GRABAR.
Resultado y Verificación
El sistema cerrará la ventana de captura y el servicio HON-01 aparecerá inmediatamente en el grid principal, quedando disponible para ser seleccionado en la siguiente factura que se genere.
8. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo usar una clave que ya borré anteriormente?
Sí, si el registro fue eliminado completamente del sistema, la clave queda liberada para un nuevo uso.
¿Por qué no veo mis comentarios en el archivo XML?
El campo "Comentarios en factura" está diseñado exclusivamente para la representación impresa (PDF). Si requiere información dentro del XML, esta debe incluirse directamente en el campo "Concepto".
¿Es obligatorio poner la cuenta contable?
Solo si usted utiliza el módulo de Contabilidad de e-conta.mx. Si no cuenta con dicho módulo, puede dejar el campo vacío.
9. Glosario
- Gasto Comprobado: En el ámbito aduanal, se refiere a aquellos gastos realizados por cuenta del cliente que cuentan con un comprobante fiscal a nombre del cliente.
- Grid: Tabla o cuadrícula donde se visualizan los registros existentes en el sistema.
- XML: Formato estándar de los comprobantes fiscales digitales que contiene la información válida para el SAT.
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